Apresentação/Introdução:

No contexto da gestão municipal na era digital, a AMA Especialidades Jardim São Luiz implementou um sistema automatizado de envio de mensagens para confirmação de consultas e exames. Essa iniciativa, alinhada às diretrizes de modernização e eficiência no atendimento público, trouxe benefícios significativos, como a otimização do tempo, o aumento da eficiência operacional e a melhor alocação dos recursos humanos. A taxa de absenteísmo em consultas e exames agendados tem sido um desafio recorrente nos serviços de saúde pública, impactando diretamente a qualidade do atendimento e o uso racional dos recursos disponíveis¹. Estudos indicam que estratégias de automação e comunicação ativa com os pacientes podem reduzir substancialmente essas faltas, otimizando a agenda dos serviços e garantindo maior acesso à população². Na AMA Especialidades Jardim São Luiz, o processo de confirmação era realizado manualmente via WhatsApp, demandando um maior número de colaboradores exclusivamente para essa função. Para solucionar esse desafio e aprimorar a gestão das consultas, foi implementado um sistema automatizado de envio de mensagens para os pacientes, tornando o processo mais ágil e eficiente. Essa experiência exitosa reforça o potencial da transformação digital no SUS, evidenciando como a adoção de tecnologias inovadoras pode contribuir para a melhoria da gestão, a redução do absenteísmo e a qualificação do atendimento à população, em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados.

Objetivos:

O objetivo deste estudo visa demonstrar como a implantação do processo de automação da confirmação de consultas e exames pode ser realizado de forma mais ágil e eficiente, minimizando a necessidade de tarefas manuais, permitindo a realocação estratégica dos recursos humanos para atividades de maior valor agregado.

Metologia:

O fluxo atual do processo de confirmação automatizada de consultas e exames na AMA Especialidades Jardim São Luiz segue uma sequência estruturada de etapas para garantir a eficiência na comunicação com os pacientes. Inicialmente, o colaborador responsável exporta as agendas do sistema Siga-Saúde para o Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP), viabilizando o acesso aos dados necessários para o envio das mensagens. Em seguida, realiza o download dessas informações do PEP e organiza as agendas no Google Drive, facilitando a visualização e o gerenciamento dos agendamentos. Após essa organização, o colaborador verifica e trata possíveis duplicidades nos números de telefone cadastrados, garantindo que os pacientes não recebam mensagens repetidas. Com os dados revisados, eles são então inseridos no programa automatizado, que realiza o envio das mensagens de confirmação de maneira eficiente e sem necessidade de intervenção manual no momento da transmissão. Esse processo pode ser programado para ocorrer após o expediente do colaborador responsável, permitindo que as mensagens sejam enviadas mesmo sem a sua presença. Por fim, no dia seguinte, o colaborador captura as respostas enviadas pelos pacientes, permitindo a análise da confirmação de presença e possibilitando eventuais ajustes na agenda, caso necessário. Esse processo estruturado assegura maior agilidade na comunicação com os pacientes, reduzindo o absenteísmo e otimizando o uso dos recursos da unidade.

Resultados:

A adoção da automação no processo de confirmação de consultas e exames no SUS representa um avanço significativo na eficiência operacional e na gestão de recursos humanos. Com a implantação desse processo automatizado, é possível enviar uma mensagem a cada 24 segundos, garantindo que o fluxo de comunicação com os pacientes ocorra de forma contínua e sem a necessidade de intervenção humana constante. No modelo manual anteriormente utilizado, dois colaboradores eram responsáveis pelo envio e captação das respostas das mensagens de confirmação. Esse processo era inteiramente dependente da presença dos profissionais designados, tornando-se suscetível a interrupções em casos de ausência, seja por afastamentos, pausas ou outras atividades. Além disso, o tempo necessário para o envio manual de cada mensagem era de aproximadamente um minuto, representando uma limitação operacional significativa. Com a implantação da automação, verificou-se uma redução de dois terços no tempo de execução da tarefa, uma vez que hoje é possível enviar todas as mensagens em apenas um terço do tempo anteriormente demandado. Além disso, a gestão desse processo agora exige apenas um colaborador, otimizando a força de trabalho e permitindo uma melhor distribuição de funções dentro das unidades de saúde.

Conclusões:

A implementação da confirmação automatizada de consultas e exames no SUS evidencia uma estratégia eficaz na gestão de saúde, proporcionando ganhos em produtividade, redução de absenteísmo e melhoria na experiência dos pacientes. A consolidação desse modelo requer monitoramento contínuo e avaliação de impactos, de forma a garantir a sustentabilidade e a expansão da digitalização nos serviços de saúde pública.

Palavras-chave:

Automação; Absenteísmo; Eficiência Operacional.

Autores

MARIANA DE OLIVEIRA, BRUNA SILVA DE MELO, SELMA DE SOUZA COSTA SANTOS