Apresentação/Introdução:

A transformação digital na gestão pública exige ferramentas ágeis para acompanhamento de projetos, especialmente em setores críticos como a saúde. Na Coordenadoria de Assistência Hospitalar (CAH), a gestão das solicitações para os estagiários de TI enfrentava desafios na visualização clara desse progresso. Esses problemas comprometiam a eficiência no monitoramento e na tomada de decisões desses projetos. A implementação de um sistema KANBAN – metodologia ágil que utiliza quadros visuais e cartões para organizar tarefas em etapas como A Fazer, Em Progresso e Concluído – via Power BI surgiu como solução, integrando o setor quanto ao acompanhamento dessas demandas de maneira intuitiva e objetiva. A iniciativa justifica-se pela necessidade de alinhar a gestão municipal às demandas da era digital, garantindo transparência, agilidade e controle estratégico dos projetos de TI.

Objetivos:

•Implementar um sistema KANBAN digital para gestão de projetos de estagiários da CAH, utilizando o Microsoft Power BI. •Permitir atualização rápida de dados via Excel Online, facilitando o acesso e a modificação pelos profissionais do setor. •Criar dashboards intuitivos para visualização do status dos projetos (Não Iniciados, Em Andamento e Em Monitoramento). •Automatizar a geração de relatórios com métricas quantitativas (total de projetos por estagiário, supervisor e status). •Promover uma gestão baseada em dados, reduzindo retrabalho e melhorando a comunicação entre supervisores e estagiários.

Metologia:

O projeto foi desenvolvido em três etapas: 1.ETL (Extração, Transformação e Carga): Utilizou-se o Power Query (linguagem M) para tratamento de dados da tabela integrada ao Excel Online para atualizações em tempo real. 2.Desenvolvimento do Dashboard no Power BI: oCapa: Interface com botões para edição dos dados (Excel Online) e navegação para a Visão Geral. oVisão Geral: Filtros suspensos (Projetos, Supervisor, Estagiário), cartões com contagem de projetos por status e tabelas listando responsáveis. oVisão Detalhada: Filtro por projeto específico, exibindo informações como prazos, responsáveis, etapas concluídas e gráficos analíticos (linhas para progresso por supervisor e distribuição por status). 3.Medidas e Validação: Criação de métricas via DAX para cálculos automatizados, como total de projetos e percentuais por status.

Resultados:

Atualmente na Coordenadoria de Assistência Hospitalar (CAH), há um total de 5 estagiários de TI que juntos somam 39 Projetos, sendo que destes, 8 não estão iniciados, 10 estão em andamento e 21 estão em monitoramento. Esses Projetos são de diferentes áreas hospitalares, como por exemplo: Qualidade, Dimensionamento de Pessoal – RH, Produção, Faturamento, entre outros setores. Podemos destacar os seguintes resultados da implementação/uso do KANBAN: •Eficiência Operacional: Redução no tempo de atualização de dados, com integração direta ao Excel Online. •Transparência: Dashboards acessíveis em tempo real, permitindo que supervisores monitorem seus projetos. •Organização: Categorização clara dos projetos em status (Não Iniciados, Em Andamento, Em Monitoramento), facilitando priorizações. •Engajamento: O KANBAN gera maior clareza, facilitando os estagiários a entender melhor quais são as suas demandas e quais devem ser priorizadas.

Conclusões:

A experiência demonstrou que a implementação do KANBAN digital via Power BI é essencial para a gestão municipal. A integração entre Excel Online e dashboards dinâmicos resolveu os problemas de atualização e visualização de dados, facilitando os supervisores a entender melhor quem deve ser o estagiário responsável por cada projeto, com base na quantidade e prioridade das demandas que o mesmo já possui. A iniciativa reforça o papel da tecnologia como aliada na modernização da gestão pública, garantindo eficiência e transparência.

Palavras-chave:

Transformação digital na gestão pública, KANBAN

Autores

FLAVIA MARIA PORTO TERZIAN, VINICIUS ANDRADE NUNES PEREIRA, RYAN ALVES PEREIRA MAIA, GUILHERME ARAÚJO VASCONCELOS, BRUNO MAURICI PASSARELLA, GUILHERME IRVING TRAMA