Apresentação/Introdução:

A estrutura da Secretaria Municipal da Saúde (SMS) de São Paulo, que conta em janeiro de 2024 com 1029 serviços e estabelecimentos, já passou por diversas organizações. Sua criação data de 1892, como Intendência de Hygiene e Saúde, e a última reestruturação se concretizou com a publicação do decreto 59.685, de agosto de 2020. A nova estrutura incorporou atribuições de órgãos extintos da administração indireta e reorganizou a SMS para um melhor arranjo organizacional, com vistas à racionalidade no uso de recursos e à incorporação de um desenho que correspondesse às necessidades de gestão observando a efetividade e a eficiência na administração pública. Vale destacar que alterações vultuosas podem causar grande impacto nas formas arraigadas de comando e fluxos de trabalho. Neste sentido, o contexto de formalização e implementação da nova estrutura organizacional foi impactado por circunstâncias imprevistas. A publicação do novo decreto ocorreu em meio à pandemia de COVID-19, em uma conjuntura de desconhecimento e necessidade de célere resposta aos desafios impostos por esta grave situação epidemiológica. Diante da magnitude das alterações propostas e do contexto explicitado, o gabinete da SMS reconheceu a necessidade de desenvolver ações para a consolidação desta reestruturação, atribuindo à Assessoria de Planejamento (ASPLAN) a responsabilidade de um projeto para tanto. Este foi desenvolvido a partir de janeiro de 2022, em parceria com a Coordenadoria de Gestão de Pessoas.

Objetivos:

A primeira etapa do Projeto Consolidação da Reestruturação foi o Diagnóstico Situacional, que tinha 3 objetivos: • Fortalecer a apropriação da reestruturação institucional pelas equipes envolvidas; • Mapear fluxos existentes e construir novos fluxos e procedimentos entre as diferentes unidades; • Identificar possíveis mudanças nas normativas existentes e/ou necessidade de regulamentação suplementar. No decorrer do seu desenvolvimento, sobretudo nas oficinas, sobressaiu-se a importância de identificar dificuldades e mapear pontos críticos e gargalos para avançar na mudança da organização, dos processos de trabalho e da cultura do órgão a partir da escuta ativa dos trabalhadores da SMS. Assim, “promover a escuta, sistematizar as contribuições recebidas e refletir sobre a estrutura organizacional e os processos de trabalho para pensar mudanças na SMS” estabeleceu-se como o quarto objetivo do projeto.

Metologia:

Adotou-se como metodologia dessa primeira etapa do projeto reuniões com as chefias e oficinas com as equipes da SMS. As reuniões buscavam esclarecer objetivos do projeto, metodologia das oficinas e engajar as equipes. Cabia ao gestor determinar divisão da equipe e participantes dos encontros. As oficinas adotaram metodologias ativas e adaptáveis à realidade e perfil dos servidores da SMS participantes. É importante destacar que durante a elaboração da metodologia entendeu-se que não havia formato ideal de oficina. Este foi balizado pela boa definição do objetivo e de onde se queria chegar. A metodologia precisa estar a serviço do objetivo e não o contrário. Quando se pensa em um processo dialógico, é importante garantir a escuta, entender a necessidade do interlocutor e estar aberto a se adaptar à sua realidade. A partir desses princípios, adotou-se dinâmicas curtas, ágeis e que pudessem ser sistematizadas. Partia-se de perguntas problematizadoras para obter um quadro de atividades desempenhadas pela área e provocar uma reflexão crítica sobre elas, levando em conta o texto do decreto, o que era esperado pela área, sua integração com demais áreas da SMS, da prefeitura e da administração pública. As dinâmicas eram sistematizadas, incluindo o registro da “ata” da oficina. Esses produtos eram enviados para os participantes checarem e complementarem caso houvesse necessidade. Posteriormente, os produtos e seus principais pontos eram validados com as chefias em reunião com a ASPLAN

Resultados:

De fevereiro de 2022 a abril de 2023, foram realizadas 101 oficinas com um total de 993 participantes, envolvendo praticamente todas as áreas da SMS, incluindo as Coordenadorias Regionais de Saúde (CRS) e Supervisões Técnicas de Saúde (STS). Os principais pontos resultantes das oficinas foram sintetizados e apresentados para os secretários executivos como forma de devolutiva do processo de mapeamento das áreas, junto com propostas de apoio e melhoria que se faziam pertinentes no momento. Cabe destacar o esforço em trazer a visão das equipes, de forma capilarizada, para que pudéssemos ouvir e entender os processos de trabalho, os fluxos em diversos níveis hierárquicos e as demandas dos servidores, atingindo o objetivo de ter um diagnóstico aprofundado, que não levasse em conta apenas a visão dos gestores das equipes. Essas devolutivas e validações produziram uma análise qualitativa e um produto final a ser apresentado ao gabinete do Secretário. Este produto incluiu o diagnóstico de cada uma das secretarias executivas, assim como os principais gargalos identificados. Em síntese, foram elencados 46 pontos críticos, distribuídos em cinco grupos: • Aprimoramento de diagnóstico; • Elaboração ou atualização de normativas; • Estruturação de área; • Redesenho de fluxo; • Apoio no desenvolvimento de projetos. Dos pontos apresentados, 13 foram identificados como mais críticos pelo gabinete, para os quais foram propostos cinco projetos prioritários a serem abordados em 2023.

Conclusões:

Essas atividades foram desenvolvidas integralmente por servidores municipais, estagiários e residentes da equipe ASPLAN. A elaboração da metodologia, análise do material e sistematização dos produtos foram feitos a partir do conhecimento e competências desses profissionais que integram o corpo de servidores públicos da Prefeitura de São Paulo. Neste relato de experiências, trouxemos a primeira etapa de um processo estruturante ainda em curso e contínuo, que é o aprimoramento da estrutura organizacional de uma secretaria com o porte da SMS-SP. No decorrer desse processo, passamos a usar o conceito de “reestruturação ampliada”, que é o entendimento da reestruturação administrativa para além dos documentos normativos, como decreto e portarias, que orientam e embasam mudanças. Consideramos também aspectos de gestão de pessoas, como cargos em comissão e perfis de profissionais adequados, assim como a estrutura física, tecnológica e de sistemas de informação e gestão documental que apoiam a gestão. A administração pública impõe uma série de desafios que se transformam em grande velocidade. Valorizar e escutar o servidor público que constrói o SUS no seu dia a dia pode trazer respostas e soluções concretas e exequíveis a essas questões.

Palavras-chave:

escuta, ativa, residentes, metodologia, ampliada

Autores

Ana Rosa Maria Silva Vicente, Andressa Cristina de Lucca Oliveira, Andreza Tonasso Galli, Artur Madeira Kaufmann, Bianca Tomi Rocha Suda, Bruno Martinelli, Bruno George Abud, Estevão Nicolau Rabbi dos Santos, Fernanda Braz Tobias de Aguiar, Ilka Corrêa De Meo, Ivony Lessa Santos, Luiz Carlos Paranhos, Maria Camila Florêncio, Miriam Carvalho de Moraes Lavado, Nicholas Reis Bauclair Silva, Patricia Ferreira Pallota, Patrick Rodrigues Andrade, Suellen Decario Di Benedetto