Apresentação/Introdução:

A Sociedade Brasileira Caminho de Damasco (SBCD), enquanto organização social gestora de serviços no âmbito do Sistema Único de Saúde (SUS), identificou fragilidades relevantes no modelo de guarda de arquivos então vigente. A empresa responsável pela gestão dos arquivos apresentava limitações operacionais, dificuldades recorrentes na localização de documentos, baixa confiabilidade do sistema de controle e custos elevados, impactando diretamente a eficiência administrativa e o atendimento às demandas assistenciais e regulatórias. O acervo documental da Sociedade Brasileira Caminho de Damasco (SBCD), organização social gestora de serviços no âmbito do Sistema Único de Saúde (SUS), ultrapassava 45 mil caixas de arquivo sob gestão terceirizada. O cenário era mais crítico no contrato do Município da Zona Norte, que concentrava mais de 50% desse volume, associado a fragilidades operacionais, dificuldades recorrentes na localização de documentos e custos elevados. Considerando que a gestão adequada da informação é elemento essencial para a integralidade da atenção no SUS, ao subsidiar o cuidado contínuo, a gestão assistencial e os processos de regulação, auditoria e prestação de contas, tornou-se necessária a reestruturação do modelo de gestão de guarda documental, com foco em maior controle, padronização institucional e eficiência administrativa.

Objetivos:

Reestruturar a gestão de guarda de arquivos da SBCD por meio da substituição da empresa prestadora do serviço, assegurando maior controle, organização, rastreabilidade e acesso às informações institucionais. O projeto teve como objetivo fortalecer a governança administrativa e garantir suporte eficiente às atividades assistenciais e regulatórias, reconhecendo a gestão da informação como elemento essencial para a integralidade da assistência no SUS, ao subsidiar a continuidade do cuidado, a gestão dos serviços e os processos de controle e prestação de contas.

Metologia:

O projeto iniciou-se com diagnóstico técnico realizado em janeiro de 2024, avaliando volumetria, custos, eficiência operacional, confiabilidade do sistema de gestão e impactos administrativos, com foco especial no contrato da Zona Norte. Com base nesse levantamento, foi elaborado e publicado edital para contratação de empresa especializada em guarda e gestão de documentos, em junho de 2024, com critérios técnicos mais rigorosos e alinhados às exigências da gestão pública em saúde. Paralelamente, foi instituída uma Comissão de Arquivo de caráter multidisciplinar, composta por profissionais das áreas administrativa e técnico-assistencial, com a finalidade de definir critérios institucionais para classificação, guarda, prazos de retenção e destinação dos documentos. A atuação da comissão seguiu diretrizes de governança documental e observou a Tabela de Temporalidade Documental (TTD) adotada internamente pela SBCD, assegurando rigor técnico na gestão da informação e padronização entre unidades e contratos.

Resultados:

A implantação do novo modelo de gestão documental gerou resultados expressivos, destacando-se a redução superior a 30% nos custos com guarda de arquivos, contribuindo para o uso mais racional dos recursos públicos. Observou-se melhoria significativa na organização, sistematização e controle do acervo documental, com ampliação da rastreabilidade e maior eficiência na localização das informações. A contratação da nova empresa representou um diferencial relevante ao disponibilizar sistema de gestão informatizado, que permite o acompanhamento sistêmico das movimentações, solicitações e prazos de guarda pelo Setor Administrativo. O novo modelo fortaleceu os mecanismos de controle, transparência e segurança da informação, incluindo o alinhamento às diretrizes da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), considerando a natureza sensível de parte dos documentos arquivados, especialmente aqueles relacionados à assistência em saúde.

Conclusões:

A experiência demonstrou que a gestão de arquivos é elemento estratégico para a eficiência administrativa. A substituição da empresa de guarda de arquivos, aliada à padronização institucional, fortaleceu a governança, reduziu riscos operacionais e assegurou maior controle e transparência. O projeto consolidou práticas sustentáveis de gestão da informação, impactando positivamente a capacidade institucional da SBCD de responder às demandas assistenciais e regulatórias, reafirmando o compromisso com a modernização administrativa, a eficiência no uso dos recursos públicos e o fortalecimento das diretrizes do SUS.

Palavras-chave:

gestão da informação, SAME

Autores

RONIE OLIVEIRA REYES, ADRIANA SILGUEIRO REIS, ELLEN ROCHA SILVA, SHIRLEY GONÇALVES DA SILVA