Apresentação/Introdução:

A gestão documental constitui componente estratégico para a segurança do paciente, a padronização das práticas assistenciais e a governança institucional no Sistema Único de Saúde. A ausência de fluxos estruturados para revisão, atualização e controle de versões pode gerar duplicidades, documentos desatualizados e insegurança técnica nas condutas das equipes. Com o propósito de qualificar os processos da Secretaria Municipal de Saúde de Santa Bárbara d’Oeste e alinhá-los aos requisitos da Organização Internacional de Normalização, especialmente à ISO 9001, foi instituída a Comissão de Revisão de Documentos do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ). A iniciativa visa organizar, padronizar e monitorar protocolos, procedimentos operacionais padrão (POPs) e demais normativas institucionais, garantindo rastreabilidade, eliminação de redundâncias e uso exclusivo de versões vigentes. Assim, busca-se fortalecer a integração entre setores, qualificar a comunicação interna e promover maior segurança técnica, jurídica e assistencial na rede municipal de saúde.

Objetivos:

Implantar e consolidar uma Comissão de Revisão de Documentos responsável por organizar, padronizar, revisar e aprovar os documentos do Sistema de Gestão da Qualidade da Secretaria Municipal de Saúde de Santa Bárbara d’Oeste, garantindo controle de versões, rastreabilidade e atualização periódica de protocolos, fluxos e POPs. Busca-se qualificar a comunicação institucional, reduzir o tempo de tramitação para publicação de normativas, promover integração entre os setores da rede e fortalecer a segurança técnica, assistencial e jurídica dos processos de trabalho.

Metologia:

Trata-se de relato de experiência, de natureza descritiva, sobre a implantação de uma comissão intersetorial de gestão documental na Secretaria Municipal de Saúde de Santa Bárbara d’Oeste. A comissão é composta por representantes da Atenção Primária, Atenção Especializada, Vigilância em Saúde, Urgência e Emergência e Planejamento, com participação de profissionais técnicos e gestores. Os encontros ocorrem mensalmente, com reuniões extraordinárias conforme demanda. O processo inicia-se com o levantamento das necessidades de revisão ou elaboração de documentos pelas unidades, seguido de priorização conforme risco assistencial, exigências legais e demandas institucionais. Os documentos são analisados tecnicamente, padronizados quanto a formato, codificação e versionamento, submetidos à aprovação colegiada e publicados em repositório institucional. As atualizações são comunicadas às equipes por meio de orientações formais e ações de capacitação. Utilizam-se instrumentos de rastreabilidade, histórico de versões e cronograma de revisões periódicas, assegurando controle documental e melhoria contínua dos processos.

Resultados:

Desde sua implantação, a comissão consolidou-se como espaço permanente de articulação intersetorial e qualificação da gestão documental na Secretaria Municipal de Saúde de Santa Bárbara d’Oeste. Entre setembro de 2025 e janeiro de 2026, foram realizadas 5 reuniões com periodicidade mensal, resultando na revisão e atualização de treze documentos institucionais, incluindo dez POPSs e três protocolos assistenciais, como os de Dengue, Sífilis e Pneumologia. Observou-se redução significativa do tempo médio de tramitação para publicação de documentos, que anteriormente ultrapassava doze meses e passou a variar entre um e dois meses. A padronização e o controle de versões promoveram maior uniformidade de condutas, diminuição de retrabalho, melhoria da comunicação entre setores e maior segurança técnica e jurídica nos processos assistenciais. A comissão também passou a subsidiar ações de monitoramento interno e auditoria, fortalecendo a cultura de qualidade e a tomada de decisão baseada em evidências.

Conclusões:

A implantação da Comissão de Revisão de Documentos demonstrou que a organização sistematizada do Sistema de Gestão da Qualidade contribui diretamente para a eficiência administrativa, a padronização dos processos e a segurança assistencial. A redução do tempo de tramitação, o aumento do número de documentos revisados e a integração entre setores evidenciam maior governança e qualificação das práticas institucionais na Secretaria Municipal de Saúde de Santa Bárbara d’Oeste. A manutenção de reuniões periódicas, indicadores de desempenho e mecanismos de rastreabilidade fortalece a sustentabilidade da iniciativa e consolida o SGQ como instrumento permanente de melhoria contínua. A experiência mostra-se factível e replicável, podendo subsidiar outros municípios na estruturação de estratégias de gestão documental e qualificação da atenção no SUS.

Palavras-chave:

Qualificação; Gestão; Comissão; Documentos.

Autores

ALINI MORAIS GUIMARÃES DE ALMEIDA, RAPHAELA FERNANDA FACION NEVES DA SILVA, ANNE CATHERINE THIAGO, JULIANA STURARO