Apresentação/Introdução:

A experiência foi desenvolvida na sala de coleta de exames da UBS Santana, no município de São José dos Campos (SP), no início de 2025, permanecendo em execução ao longo do mesmo ano. Em janeiro de 2025, foram realizados 567 atendimentos, com tempo médio de espera de 37 minutos, cenário que evidenciou a necessidade de reorganização dos processos, qualificação do fluxo assistencial e melhor aproveitamento da capacidade instalada. Alinhada aos princípios do Sistema Único de Saúde (SUS), a iniciativa teve como objetivo ampliar o acesso, promover maior eficiência operacional e fortalecer a cultura de melhoria contínua na Atenção Primária. Foi adotada a metodologia Lean para reorganização do processo de trabalho, com organização da demanda por horário, confirmação prévia dos agendamentos e overbooking controlado, visando reduzir o absenteísmo, equilibrar oferta e demanda e ampliar a produtividade. A experiência beneficiou diretamente os usuários atendidos pela UBS Santana, contribuindo para maior resolutividade e qualidade do cuidado no âmbito do SUS municipal.

Objetivos:

Implementar a metodologia Lean na sala de coleta de exames da UBS Santana, visando aumentar a produtividade e reduzir o tempo médio de espera dos usuários. Mapear e reorganizar o fluxo de atendimento, identificando oportunidades de melhoria e eliminando desperdícios. Implantar organização da demanda por horário, overbooking controlado e confirmação prévia das coletas, com foco na redução do absenteísmo e na otimização das vagas ofertadas. Monitorar indicadores de desempenho e promover a melhoria contínua dos processos, fortalecendo a eficiência operacional e a qualidade do atendimento prestado à população.

Metologia:

A experiência foi desenvolvida a partir do diagnóstico situacional da sala de coleta, com análise do fluxo de atendimento, tempo de espera, volume de coletas e absenteísmo. Foram executadas ações estruturadas: reorganização do fluxo assistencial, organização da agenda com distribuição da demanda por horário, implantação de overbooking controlado conforme histórico de faltas e confirmação prévia das coletas por contato ativo no dia anterior. Os indicadores — número de atendimentos, tempo médio de espera e absenteísmo — passaram a ser monitorados mensalmente, permitindo ajustes contínuos. A iniciativa envolveu a gestão da unidade e a coordenação e equipe da coleta, além das áreas de apoio assistencial e administrativo, fortalecendo a gestão por resultados e a sustentabilidade das melhorias implementadas.

Resultados:

Os resultados alcançados evidenciam o cumprimento dos objetivos propostos de aumentar a produtividade e reduzir o tempo médio de espera na sala de coleta da UBS Santana. O tempo médio foi reduzido de 37 minutos, em janeiro de 2025, para 13 minutos, em dezembro de 2025, representando diminuição aproximada de 65%. Paralelamente, houve ampliação do número de atendimentos, com meses superando 700 coletas, demonstrando aumento da produtividade sem prejuízo da qualidade assistencial. A redução do tempo de espera ocorreu mesmo diante do crescimento da demanda, indicando reorganização eficaz do fluxo e melhor aproveitamento da capacidade instalada. A organização da agenda por horário, o overbooking controlado e a confirmação prévia das coletas contribuíram para redução do absenteísmo, maior previsibilidade do atendimento e equilíbrio entre oferta e demanda. Observou-se ainda melhoria na organização do serviço e na experiência dos usuários, fortalecendo a gestão baseada em indicadores e a eficiência do SUS.

Conclusões:

A experiência da UBS Santana demonstra que a aplicação da metodologia Lean na Atenção Primária é estratégia eficaz para qualificar processos e ampliar a eficiência dos serviços. A redução significativa do tempo de espera, associada ao aumento da produtividade, evidencia que a reorganização do fluxo e a gestão estruturada da agenda geram ganhos simultâneos de acesso e qualidade assistencial. O processo reforçou a importância do monitoramento contínuo de indicadores, do alinhamento entre gestão e equipes envolvidas e da consolidação da cultura de melhoria contínua para a sustentabilidade dos resultados. As ações baseadas em análise de dados mostraram impacto direto na organização do serviço e na experiência do usuário. Como perspectiva, a metodologia apresenta potencial de ampliação para outros setores da unidade e para demais UBS do município, fortalecendo a gestão orientada por resultados e a qualificação do cuidado.

Palavras-chave:

Lean, Atenção Primária, gestão de processos na APS

Autores

CECILIA ANGELITA DOS SANTOS, RENATA CRISTINA DA SILVA PINTO, ELISA SHIZUE MIGUITA, GEORGE LUCAS ZENHA DE TOLEDO, PEDRO HENRIQUE SILVA SANTIAGO