Apresentação/Introdução:

A avaliação dos projetos de edificações é a primeira etapa para o licenciamento de estabelecimentos de alta complexidade pela vigilância sanitária (VISA). Alguns fatores afetam o prazo para aprovação, que pode levar semanas ou meses. Por parte da VISA, a análise é realizada por equipe técnica multiprofissional, com rotinas de trabalho variadas e, por vezes, demanda consultas externas. Por parte do solicitante, a não adesão às normas e a falta de informações pertinentes geram a necessidade de esclarecimentos e correções. O terceiro fator é o fluxo de acesso, emissão e recebimento de documentos. Para o empreendedor, na estrutura analítica de prazos para a implantação do estabelecimento, a avaliação do projeto costuma estar situada no caminho crítico, pois é requisito para iniciar obras e solicitar o licenciamento. Prazos mais alongados geram efeitos negativos, como a insegurança para o investidor e a decisão de executar obras à revelia da avaliação, com risco de retrabalhos. Por outro lado, fomenta a estratégia de funcionamento irregular e posterior regularização, com consequentes riscos sanitários. Ademais, há impacto no ritmo de crescimento dos setores regulados, com prejuízos socioeconômicos, especialmente relacionados ao emprego, arrecadação e menor oferta de serviços e produtos seguros. A VISA iniciou a experiência em setembro de 2020. A migração ocorreu no âmbito de um contrato do município de Suzano-SP com uma empresa de tecnologia, voltado aos órgãos de aprovação.

Objetivos:

Este estudo tem como principal objetivo descrever os aspectos qualitativos e quantitativos da migração do processo físico para o atual modelo de processo online, no qual todas as etapas da avaliação e as comunicações, da solicitação inicial até a emissão do documento final, denominado Laudo Técnico de Avalição (LTA), ocorrem em ambiente virtual. São apresentadas a comparação dos prazos para deferimento de processos e as melhorias nos fluxos de trabalho, anteriores e posteriores à implantação do sistema. São objetivos secundários enfatizar a importância da redução dos prazos de avaliação, tendo em vista possíveis impactos na regularização de estabelecimentos e destacar a avaliação online como primeiro passo para implementação de novas tecnologias

Metologia:

A abordagem quantitativa utiliza como indicador o número médio de dias entre a data de abertura do processo e a data do seu deferimento. O período avaliado compreende os processos abertos entre janeiro de 2018 e dezembro de 2022, agrupados por quadrimestres. A escolha do período decorreu dos seguintes critérios: abarcar pelo menos dois anos de avaliação em processo físico e em processo online; não ter ocorrido ampliação do número de técnicos da VISA na área de avaliação de projetos; e compreender um período no qual a avaliação de todos os processos abertos estivesse concluída. É válido destacar que este estudo não considera prazos específicos de subatividades da avaliação, como análises parciais, emissão de relatórios parciais e respostas de comunicados. Também não foram considerados os processos indeferidos. Como limitações da metodologia, cabe explicitar outras variáveis que podem interferir no prazo, como o número de processos, grau de complexidade, tempo dedicado a outras atividades na VISA e grau de adesão dos projetos às normas e orientações. Sobre este aspecto, ressalta-se que concomitantemente à migração foi disponibilizado manual orientativo com maior grau de detalhamento das informações necessárias e indicação de legislações pertinentes. A abordagem qualitativa é descritiva, voltada às alterações na rotina de trabalho, à execução ou não de determinadas tarefas e à demanda por recursos físicos e espaços no ambiente de trabalho.

Resultados:

Em todo o período, foram protocolados 296 processos, com média quadrimestral de 19,5 processos físicos e de 20,0 processos online, indicando estabilidade do número de processos avaliados ao longo dos cinco anos. Quanto aos prazos dos processos físicos, por quadrimestre, foram verificados, respectivamente, 153,4, 214,4 e 348,1 dias em 2018; 266,7, 217,8 e 234,7 em 2019; e 221,1 e 171,0 em 2020 (1º e 2º quadrimestres). A partir dos processos online, foram 125,6 dias em 2020 (3º quadrimestre); 102,2, 105,0 e 109,7 em 2021; e 95,6, 77,1 e 128,4 em 2022. Verifica-se a média de 220,9 dias para os processos físicos e de 103,7 dias para os processos online, redução de 53,1% no prazo para o deferimento dos processos. Houve impacto positivo para organização do setor, com a eliminação do tempo dispendido nas subatividades de recebimento, entrega, numeração, assinaturas e carimbos de documentos, comunicação com solicitantes, transporte, arquivamento e busca por processos, com menor ocorrência de perda de documentos e informações. No ambiente de trabalho, a eliminação de áreas para guarda temporária e arquivamento de novos processos e da necessidade de mesas maiores para a abertura dos projetos resultou em maior organização do setor. Quanto aos impactos ambientais, houve expressiva redução do uso de papel e eliminou-se a necessidade de comparecimento de solicitantes para entrega e retirada de documentos, possibilitando a redução de emissões de carbono associadas a deslocamentos.

Conclusões:

A redução observada do prazo está associada principalmente à eliminação ou otimização de subatividades que impactam diretamente no prazo e à possibilidade de avaliação, resposta ou complementação de informações de modo quase que instantâneo, de modo a não paralisar a avaliação. Ou seja, é perdido menos tempo entre a emissão de comunicados, acesso, providências e resposta pelo solicitante e nova avaliação da VISA. Outro fator intrínseco à adoção do sistema online é a menor tempo dispendido para localização, acesso e busca por informações nos documentos. Fatores externos ao sistema online podem explicar a redução do prazo, como a disponibilização do manual orientativo, entretanto a avaliação crítica do tempo dispendido com o fluxo de comunicação anterior e com subatividades eliminadas ou otimizadas, sugere que a adoção do processo online responde em grande medida pela redução observada do número de dias. Os processos digitais representam um passo necessário para a preparação e posicionamento da VISA num contexto de novas tecnologias. Além de potenciais ganhos de produtividade, parecem alinhar a avaliação de risco sanitário com a crescente parametrização da informação em projetos e potenciais usos de inteligência artificial.

Palavras-chave:

inovação-tecnologia-vigilância-em-saúde-gestão

Autores

Ewerton Mendes Rosa, Ariane Frizon Machado