Apresentação/Introdução:

A iniciativa começou quando um Secretário inovador e experiente assumiu a pasta da saúde em 2017 e percebeu a necessidade de se ter um setor que controlasse a fiscalização dos instrumentos jurídicos de responsabilidade da saúde, e criou em 2018 para a Secretaria da Saúde de Ribeirão Preto uma área de gestão de contratos e convênios. A secretaria já possuía o Departamento Administrativo e Financeiro, órgão que realizava e realiza até hoje todos os pagamentos, bem como realiza as etapas anteriores de compras e contratações da pasta, mas não existia setor responsável pelo controle. Em 2021 foi criado então, através de lei municipal, um departamento que se responsabilizasse não só pela gestão e controle dos contratos e convênios, mas também se responsabilizasse efetivamente pelos processos judiciais e prestação de contas visando assim garantir de forma completa a segurança que o gestor vinha assumindo por responsabilidades antes atribuídas as secretarias da Fazenda e da Administração. Com o passar do tempo ficou evidenciado o quanto era essencial a integração entre esses dois departamentos e, desta forma, desde 2023 os fluxos foram sendo mais delineados, a parceria fortalecida e hoje pode se dizer que o gestor e sua equipe possuem segurança diferenciada na tomada de decisões, realizar seus atos e efetivar os pagamentos.

Objetivos:

O objetivo deste trabalho é demonstrar como a Secretaria da Saúde de Ribeirão Preto conseguiu unir equipes que ofereçam segurança a/ao Secretária/o para que essa/e assine seus documentos, efetue pagamentos com a certeza de que tudo foi avaliado previamente, além de dupla analise: do fiscal e dos gestores dos contratos e convênios, e de dobrada gestão dentro da diretoria da pasta: do controle e do pagador. Lembramos que uma das iniciativas do TCU-Tribunal de Contas da União foi implementar um programa nacional de prevenção a corrupção em 2021, e um dos itens necessários previstos neste programa, para se fortalecer um trabalho de excelência é justamente organizar o controle interno e externo dos órgãos públicos e o fortalecimento de equipes internas com duplo grau de conferências e análise e esse foi um dos objetivos.

Metologia:

A secretaria possui departamento administrativo e financeiro, que tem como responsabilidade contratar, comprar e pagar, e é de responsabilidade do departamento de processos e contratos, além de fazer a gestão de todos os instrumentos jurídico da pasta, prestar contas obedecendo as normas do TCESP dos ajustes firmados com o terceiro setor. Após a criação deste departamento, que tem a função de controlar, foi ficando evidente que sua maior atribuição, era relativa à prestação de contas especialmente porque o orçamento da saúde de Ribeirão Preto é muito expressivo. Foi percebido então que, sem uma forte integração entre os departamentos, não seria possível oferecer a segurança que o gestor precisava, sendo estabelecidos fluxos e comunicações internas, entre a coordenadoria de gestão de contratos e o financeiro, um que pertence ao setor de controle e outro ao administrativo, para que as contas fossem realizadas de forma segura e eficiente. A intersetorialidade se mostrou imprescindível nesta questão, pois o departamento administrativo, responsável pelas contratações e pagamentos não tinha sob seu comando o controle das ações destes contratos e convênios, que veio ser realizada pelo departamento de controle conhecido por DPC. Ficou evidente para o gestor que os departamentos devam ser interligados e interdependentes, com o objetivo de ampliar a transparência, eficácia e eficiência mas ambos com sua autonomia fortalecendo o serviço como um todo.

Resultados:

Essa forma de trabalho, possibilitou que a Secretaria da Saúde, além de disponibilizar os serviços do SUS para a população consiga dirigir o Sistema Único de Saúde local, controlar e executar suas ações com tranquilidade e segurança, sabendo que vem sendo oferecido ao gestor da pasta um trabalho de grande eficiência e qualidade em relação as atividades administrativas e financeiras. Essencial também ressaltar que essa segurança se estende a toda equipe, que ciente da existência de um controle que não havia anteriormente, sendo, portanto, experiência inédita neste e na maioria dos municípios. Sabendo que os gestores são mais próximos da execução das atividades cotidianas da administração municipal, antes do chefe do executivo ou qualquer outro, cabe a ele, Secretário/a, a tomada de decisões, e quando fortalecido por uma equipe unida e coesa, sua capacidade de identificar qualquer situação e responder a essas atividades fica privilegiada, tendo assim uma defesa adicional a sua gestão e governança. Foi identificado que as tomadas de decisões ocorrem com mais tranquilidade, elaborações de documentos com maior fundamentação e identificação e análise com uma visão mais ampla fortalecendo o excelente conceito da pasta que sempre trabalhou de forma muito correta, mas que fica mais evidenciado com essa nova formatação.

Conclusões:

Ficou evidente que desde 2017 quando o setor ainda estava numa fase incipiente, até os dias de hoje, como a organização do serviço evoluiu e se transformou em uma equipe integrada e unida, com um bom conhecimento dos assuntos que a envolvem. A gestão dos contratos tem se mostrado um setor essencial a Secretaria e o setor financeiro e administrativo têm percebido a importância de se receber uma nota fiscal para pagamento após essa validação, bem como os demais aspectos que envolvem essa gestão, como controle de prazos, vencimentos, notificações, analises, descontos, rerratificações. Essa parceria, tem trazido uma boa qualidade de trabalho para equipe que se sente segura ao realizar seus atos. Vivenciar essa nova organização e poder colocar em prática essas mudanças tem sido uma experiencia transformadora, pois auxilia o gestor de forma profunda e efetiva. Um ganho também que aconteceu recentemente, foi a modernização da prefeitura como um todo quando quase todos processos e documentos passaram a tramitar de forma digital, o que colabora ainda mais para eficiência e transparência. Tudo tem sido controlado de forma sistemática e cotidianamente fazendo com que chance de erros diminuam de forma considerável com rigor e eficiência.

Palavras-chave:

contratos; convênios; processos; contas; pagamento

Autores

Tatiana dos Reis Balaniuc Monteiro Moreira, Jane Aparecida Cristina, Heloisa Helena Almeida Batista