Apresentação/Introdução:

A Farmácia Municipal de Rancharia-SP enfrentava um problema recorrente e pouco visível em números: usuários saíam com parte dos medicamentos, outros sem nada, e a percepção de “falta de remédio” era constante, sem que a gestão tivesse dados objetivos para qualificar o problema. O controle de estoque existia, mas não mostrava com clareza quantos atendimentos eram totais, parciais ou não atendidos, nem quais medicamentos mais faltavam na rotina da Atenção Básica. Isso dificultava o planejamento de compras, a programação de entregas, a defesa técnica de processos licitatórios e o diálogo com gestores e órgãos de controle. Em 2025, a equipe da Assistência Farmacêutica implantou uma planilha eletrônica de monitoramento diário dos atendimentos, alimentada diretamente no ato da dispensação. A ferramenta passou a registrar, para cada usuário, se o atendimento foi integral, parcial ou não realizado e quais medicamentos não foram dispensados por falta de estoque. A experiência beneficia toda a população que utiliza a Farmácia Municipal, qualifica o trabalho da equipe farmacêutica e apoia a gestão na tomada de decisão baseada em dados reais, fortalecendo eficiência, economicidade e transparência no SUS municipal.

Objetivos:

Descrever a implantação de uma planilha eletrônica de monitoramento da Assistência Farmacêutica na Farmácia Municipal de Rancharia-SP, evidenciando como o registro diário de atendimentos totais, parciais e não atendidos, bem como dos medicamentos em falta, contribuiu para conhecer a demanda real da população, identificar padrões de desabastecimento, qualificar o planejamento de compras, reduzir desperdícios e compras desnecessárias, aumentar o índice de atendimento integral e oferecer informações claras para a gestão e para órgãos de controle, tornando a Assistência Farmacêutica mais organizada, resolutiva e alinhada aos princípios de eficiência, economicidade e transparência do SUS.

Metologia:

Trata-se de relato de experiência da equipe da Assistência Farmacêutica e da gestão municipal de Rancharia-SP sobre a implantação de ferramenta de controle interno na Farmácia Municipal em 2025. A partir da percepção de que faltavam dados objetivos sobre o desabastecimento e a resolutividade dos atendimentos, foi construída uma planilha eletrônica simples, em software de uso cotidiano, contendo campos para data, nome do paciente, classificação do atendimento (total, parcial ou não atendido), medicamento não dispensado, quantidade solicitada e observações. A equipe passou a registrar, em tempo real, cada atendimento realizado no balcão da farmácia, marcando se o usuário recebeu todos os medicamentos prescritos, apenas parte ou nenhum item. A planilha foi configurada para gerar automaticamente totais diários, percentuais de atendimento integral, parcial e não atendimento, além de um ranking dos medicamentos mais frequentemente em falta e gráficos de acompanhamento diário e mensal. Os dados produzidos passaram a ser apresentados em reuniões com a gestão, utilizados para subsidiar processos licitatórios, adesão a atas, renegociação de quantitativos e resposta a questionamentos de órgãos de controle. A experiência foi acompanhada qualitativamente por meio do relato dos profissionais sobre mudanças na rotina, na relação com usuários e na percepção de controle sobre o estoque.

Resultados:

Após a implantação da planilha de monitoramento, a Farmácia Municipal passou a ter visão clara e diária da resolutividade dos atendimentos: quantos usuários saíam com a receita totalmente atendida, quantos com apenas parte dos medicamentos e quantos não conseguiam nenhum item. Os gráficos automáticos permitiram identificar períodos de maior falta, variações sazonais da demanda e um ranking dos medicamentos mais críticos em termos de desabastecimento. Com essas informações, a gestão da Assistência Farmacêutica conseguiu ajustar melhor os quantitativos nas licitações, justificar tecnicamente pedidos de aumento de itens em atas de registro de preços e priorizar compras emergenciais com base em dados concretos, reduzindo tanto as faltas quanto o risco de compras desnecessárias. Observou-se aumento do percentual de atendimentos integrais e diminuição gradual dos atendimentos parciais e não atendidos, além de redução de retrabalho e de reclamações formais. Os relatórios e gráficos passaram a ser utilizados também na interlocução com o Ministério Público, Tribunal de Contas e gestão municipal, conferindo maior segurança técnica às decisões e transparência para a população sobre os esforços feitos para garantir o acesso a medicamentos no SUS.

Conclusões:

A experiência de Rancharia-SP mostra que, mesmo sem sistemas complexos, uma ferramenta simples, como uma planilha bem construída e usada de forma sistemática, pode transformar a gestão da Assistência Farmacêutica. Ao registrar de maneira organizada os atendimentos integrais, parciais e não atendidos e os principais medicamentos em falta, a Farmácia Municipal deixou de trabalhar apenas com percepções e passou a planejar com base em evidências. Os dados passaram a orientar compras, justificar quantitativos em licitações, apoiar respostas a órgãos de controle e dialogar com gestores sobre necessidades reais, fortalecendo os princípios de eficiência, economicidade e transparência na gestão pública. Como desafios, permanecem a consolidação do uso cotidiano da ferramenta pela equipe, a integração futura com sistemas informatizados mais robustos e o aprofundamento da análise de indicadores de resolutividade e satisfação dos usuários. Ainda assim, a experiência aponta que, da “falta” vivida no balcão à “previsão” construída nos gráficos, há um caminho possível e replicável em outros municípios do SUS.

Palavras-chave:

ORGANIZAÇÃO, MONITORAMENTO E GESTÃO DO ESTOQUE.

Autores

AMANDA DE ARAÚJO FONTES, LARISSA GALINDO CASÇÃO DAS FLORES