Apresentação/Introdução:

A Metodologia Lean Healthcare teve sua origem através do Lean Thinking ou pensamento enxuto1, oriundo da indústria automotiva, mais precisamente da fábrica da Toyota no Japão e popularizou-se em 1992 com a publicação do livro “A Máquina que mudou o mundo”2. O Lean Healthcare consiste em um conjunto de conceitos e ferramentas aplicadas na área da saúde com o objetivo de eliminar desperdícios nos processos de trabalho que não agregam valor, usando a produção enxuta, a adaptação contínua e aperfeiçoamento dos métodos de trabalho, dando prioridade à segurança e satisfação do cliente3. Este trabalho teve início em junho de 2023, durante o processo de implantação da Metodologia Lean Healthcare no Núcleo de Especialidades de Americana – SP, verificou-se a necessidade da criação de um grupo de trabalho fundamentado inicialmente na necessidade de ampliar o conhecimento da equipe sobre a Metodologia Lean, e posteriormente vem norteando a avaliação e seguimento de novos projetos.

Objetivos:

Demonstrar que a Metodologia Lean é uma solução possível e assertiva no que se refere a geração de respostas para problemas rotineiros existentes em um Ambulatório de Especialidades. E como a criação de um grupo de trabalho centrado nesta metodologia pode ser eficaz em seu processo de implantação.

Metologia:

Ao longo da implantação do Lean Healthcare nesta instituição, através de Brainstorm de equipe multidisciplinar reduzida, entendemos que ter um grupo de trabalho viabilizaria a ampliação do conhecimento dos colaboradores sobre a metodologia, a avaliação e seguimento de novos projetos. Neste contexto, formou-se um grupo denominado “Grupo de Desenvolvimento de Processos de Melhoria” com 13 integrantes da equipe que demonstraram proatividade pelas mudanças propostas pela Filosofia Lean. Eram realizadas 2 (duas) reuniões mensais cujo objetivo era imersão da equipe no Lean e construção de um processo que identificasse falhas e desperdícios explícitos para avançar na busca de agregar valor aos processos pré-existente. As atividades realizadas pelo “Grupo Processos” eram embasadas em ferramentas contidas na Metodologia Lean e as As 3 (três) primeiras reuniões foram destinadas a formação de conhecimento sobre a filosofia e suas ferramentas. O Kanban foi a ferramenta escolhida para auxiliar na visualização do progresso da execução das atividades propostas. Montou-se um quadro chamado “Ideais de Processos”, cujas ideias propostas eram obtidas através de Brainstorm. Quatro colunas (ideias dadas, ideias avaliadas, ideias em execução e ideias executadas) preenchidas com Post-its®. Os Post-its® grandes continham as situações a serem resolvidas e os pequenos eram preenchidos com as ações a serem tomadas, os agentes responsáveis pela execução da ação e o tempo de resolução.

Resultados:

De junho a dezembro foram realizadas 14 reuniões e propostas 14 melhorias. Destas 60% foram executadas, 27% estão em andamento e 14% estão em processo de avaliação pelo grupo. Todo trabalho foi apoiado pelo Kanban “Ideias de Processos”. Executadas: 1. Ajuste do tempo da fila de espera na recepção; 2. Implantação de totem de senhas para retirada de exames e organização de espera; 3. Revisão dos encaixes em consultas na agenda do dia sem carta médica e com indicação de fluxo via regulação; 4. Sinalização da unidade (inserção de banners de direcionamento, faixas coloridas no chão e troca das placas de identificação das salas); 5. Implantação de Central de chaves (para eliminar a perda das chaves das portas de uso comum); 6. Confecção de panfletos informativos com orientações pertinentes aos atendimentos de equipe multidisciplinar; 7. Implantação dos Programas: o Interno Anti-tabaco; o Projeto Psicologia Viva; o Projeto Nutrição Ativa; Em andamento: 1. Formação de time de resposta rápida para urgências e emergência especificas do ambulatório. 2. Mapeamento de Fluxo de Valor. 3. Kanban de abastecimento da Higiene (tornar visual e especifica a reposição de materiais). 4. Reestabelecimento do sistema de som e TV tornando possível som ambiente e orientações de sala de espera. Em avaliação: 1. Implantação de brigada de Incêndio 2. Otimizar fila do refeitório (redução no tempo de espera).

Conclusões:

O Centro de Especialidades, até 2023, não havia tido nenhum contato com a Metodologia Lean e por isso seus colaboradores tinham pouca experiência ou conhecimento da filosofia. A criação do “Grupo de Desenvolvimento de Processos de Melhoria” se mostrou fundamental para ampliar o conhecimento dos colaboradores sobre a metodologia que vinha sendo implantada na unidade. E muito eficaz na proposição, avaliação e seguimento de melhorias. O uso das ferramentas Lean ajudaram a garantir a qualidade do trabalho realizado, reduzindo a probabilidade de erros, limitando o trabalho em andamento, priorizando tarefas de acordo com as necessidades, evitando retrabalhos e tornando os processos mais ágeis. Hoje podemos dizer que a instituição se encontra inserida em um processo de trabalho robusto e integrado entre as diversas equipes e programas que a compõem, sempre em busca da promoção da melhoria contínua e de agregar valor ao cliente e ao colaborador de saúde.

Palavras-chave:

gestão, Lean Healthcare, Kanban, processo

Autores

Aline Marcelino Silvestre, Valeska Dalanezi Paulino Leite, Aline Correia Garcia Junqueira, Analucia Geraldes Pires Batagliotti, Andrea Pelúcia Roso, Mariana Beraldo de Lazaro, Evelice Machini, Greice Roberta de Souza, Marylin Soares Basile Barbosa, Sandra Regina Possobon, Suelen Daiane Gonçalves da Silva Vieira, Ana Rúbia Soares de Andrade, Luciara Irene De Nadai Dias, Lilian Franco de Godoi Santos, Fábio Correa Bartolomeu Joner, Danilo Carvalho Oliveira