Apresentação/Introdução:

A Exposaúde é um evento anual que visa compartilhar as experiências bem sucedidas e as pesquisas aplicadas para a prática no Sistema Único de Saúde (SUS) âmbito da Secretaria Municipal da Saúde de Ribeirão Preto (SMS). As etapas envolvidas para análise dos trabalhos são: inscrição, análise para aceite (verificação do cumprimento do regulamento e instruções para adequações), recebimento dos posteres via e-mail para inserção no site e no totem, tabulação e distribuição dos trabalhos (por sala, data e horário), envio dos resumos para Comissão Avaliadora, avaliação do trabalho durante apresentação oral em fichas impressas e somatória das notas. Em 2023, a Exposaúde realizou a sua 13ª edição e, nos anos anteriores, ainda que as inscrições fossem realizadas de forma online, todas as outras etapas de análise eram feitas de forma manual, desde a revisão, aceite e distribuição até a avaliação dos trabalhos e fechamento das notas. Mas com o crescente interesse no evento e o aumento significativo do número de trabalhos inscritos, a Comissão Organizadora se deparou com um desafio logístico para a execução das etapas. Dessa forma, a Comissão Organizadora, solicitou para a Divisão de Informática da SMS o desenvolvimento de um sistema próprio para auxiliar em todas as etapas da Exposaúde, otimizando assim tempo e recursos disponíveis.

Objetivos:

O objetivo deste trabalho é relatar o processo de desenvolvimento de um sistema web dedicado a otimizar o fluxo de trabalho da Comissão Organizadora da Exposaúde para a inscrição, revisão, aceite, distribuição e avaliação dos trabalhos inscritos.

Metologia:

Foram realizadas reuniões entre a Comissão Organizadora e a Divisão de Informática, com a finalidade de esclarecer alguns pontos e alinhar necessidades. Foi então criado um sistema que permite realizar todas as etapas para a inscrição, revisão, aceite, distribuição e avaliação dos trabalhos inscritos. Após a criação das etapas, elas foram testadas a fim de avaliar a viabilidade do sistema, identificar erros e solicitar alterações. Na etapa de “inscrição”, o sistema possibilitou a escolha por categoria do trabalho, envio automático de e-mail ao autor e encerrado o prazo, o sistema finalizou as inscrições automaticamente. Na etapa “revisão e aceite”, o sistema foi programado para o envio de e-mail padrão quando o trabalho fosse selecionado como “aprovado”, indicando o link a ser acessado pelo autor para inserir o pôster do seu trabalho. Finalizada essa etapa, foi possível vincular cada trabalho à sua sala de apresentação, bem como ao seu avaliador. Os avaliadores também foram cadastrados no sistema, para uma análise prévia dos trabalhos, e por meio da utilização de tablets, disponibilizados nos dias do evento, foi possível lançar as notas. Dessa forma, o resultado final das notas foi gerado automaticamente para a seleção dos trabalhos premiados e menção honrosa. Através do sistema também foi possível gerar documento para a confecção dos Anais.

Resultados:

A implementação do sistema web da Exposaúde resultou em uma série de melhorias. A eficiência operacional foi aprimorada, possibilitando uma gestão mais ágil de todas as etapas do evento, desde a inscrição até a avaliação dos trabalhos, reduzindo consideravelmente o tempo necessário para essas atividades. A comunicação entre organizadores, autores e avaliadores também foi facilitada, com o envio automático de e-mails e a integração de informações em um único ambiente. Além das melhorias mencionadas, o sistema web possui diversos módulos para a gestão das futuras edições da Exposaúde. Estes incluem a funcionalidade de criação de eventos, permitindo que a Comissão Organizadora estabeleça e gerencie detalhes específicos de cada edição do evento. O sistema facilita a administração de usuários, inscrições, acessos e permissões dos participantes. A possibilidade de criar fichas de avaliação personalizadas, adaptáveis às necessidades de cada categoria, também foi um grande ganho para o evento, inclusive no que tange aos aspectos sustentáveis, já que com 151 trabalhos inscritos teríamos 302 fichas de avaliação impressas. Além disso, a criação dos mapas das salas de apresentação permitiu alterações de trabalhos e avaliadores muito rapidamente, sem prejuízos aos autores e avaliadores. Essa interface dos avaliadores terem acesso aos trabalhos designados a eles simplificou o processo de avaliação e tornou a revisão dos trabalhos mais organizada.

Conclusões:

O desenvolvimento do sistema web para Exposaúde foi um ganho não apenas para a Comissão Organizadora do evento, uma vez que poderá ser usado em diversos outros eventos organizados pela SMS-RP. Sabemos que um sistema desse porte necessita de constantes atualizações e aperfeiçoamento, e dessa forma, as discussões entre a Comissão Organizadora e a Divisão de Informática permanecem constantes para o refinamento de suas funcionalidades, inclusive atendendo às demandas dos avaliadores, que fizeram sugestões após o uso do mesmo. O acesso às edições da Exposaúde estão disponíveis no site https://www.ribeiraopreto.sp.gov.br/portal/saude/exposaude.

Palavras-chave:

Sistema web, inovação tecnológica

Autores

Marcelo Sartori Vieira, Rute Aparecida Casas Garcia, Daniela De Bortoli Sanches, Fernanda Garcia de Oliveira Baruffi