Apresentação/Introdução:

A Unidade Ambulatorial de Especialidades de Americana oferece atendimento nas mais variadas especialidades médicas, composto por equipe multidisciplinar e realiza cerca de 5 mil atendimentos/mês, sendo assim, uma unidade singular e complexa. Devido a alta complexidade organizacional e a prévia inserção da Metodologia Lean Healthcare no ambulatório, verificou-se a necessidade de inserir processos por ‘Gestão à vista’. O qual consiste na prática de disponibilizar informações relevantes de maneira visual e acessível para todos os membros da equipe ou organização, por meio do uso de quadros, gráficos ou outras representações visuais para apresentar dados relacionados ao desempenho, metas e atividades em tempo real. Embasado pelo princípio do Lean Healthcare que combina a eliminação de desperdício e a melhoria contínua de processos e qualidade dos serviços ofertados. Optamos pela utilização do ‘Kanban’, metodologia visual de gestão de trabalho, por meio de quadros de controle, inseridos no Lean.

Objetivos:

Melhorar a eficiência e a eficácia na gestão dos projetos e fluxo de rotina, por meio de quadros de controle tipo ‘Kanban’. Secundários: – Tornar o trabalho visível, permitindo que todos os membros da equipe e partes interessadas vejam o que está sendo feito, em andamento e concluído; – Promover transparência e compreensão do status dos projetos trabalhados; – Gerenciar e controlar o fluxo de trabalho de maneira eficiente, garantindo que as tarefas se movam de um estágio para outro evitando gargalos e atrasos; – Permitir que as prioridades sejam ajustadas dinamicamente conforme necessário, podendo realizar mudanças, reorganizando o trabalho em andamento com base em mudanças nas prioridades ou emergências; – Eliminar desperdícios e atividades desnecessárias do Ambulatório.

Metologia:

Elaboramos inicialmente 2 quadros tipo ‘Kanban’, envolvendo a definição de 3 processos visuais a serem geridos visualmente: Projetos inter-multidisciplinares; Controle de manutenção corretiva de equipamentos e infra-estrutura; Metas administrativas diárias, semanais e mensais a serem entregues. Cada processo conta com 3 divisões por meio de colunas, que representaram diferentes estágios do processo, cada item é representado por um ‘post-it’, que se move pelas colunas conforme o avanço do processo. Cada coluna do ‘Kanban’ tem um limite de itens que podem estar em andamento simultaneamente, evitando a sobrecarga de trabalho em qualquer estágio do processo, otimizando fluxo e eficiência, as tarefas podem ser priorizadas dinamicamente, o quadro pode ser ajustado conforme as necessidades, refletindo as mudanças nas prioridades do setor. Para a montagem do quadro foi utilizado fita adesiva e ‘post-it’s’ em tamanhos variados. Primeiro identifica-se o processo como: Pendentes; em andamento e concluídos. As tarefas ou atividades são associadas ao processo identificado, cada item se torna um ‘post-it’ no ‘Kanban’; são definidos estágios do processo, cada coluna no quadro representa um estágio específico; os ‘post-it’s’ são colocados nas colunas apropriadas começando pela coluna pendente, à medida que o trabalho progride, os ‘post-it’s’ são movidos entre as colunas, refletindo visualmente o fluxo de trabalho real, permitindo que todos vejam o status atual das tarefas.

Resultados:

A gestão à vista por meio de ‘Kanban’ possibilitou visibilidade clara do trabalho em andamento, permitindo que a equipe acompanhasse o progresso de forma rápida e fácil, auxiliando na identificação de gargalos possibilitando assim uma melhoria contínua, pois tornou a identificação de problemas mais rápida, resultando em uma gestão do fluxo de trabalho mais eficientes ao longo do tempo. O ‘Kanban’ criou um alerta ao fluxo de trabalho evidenciado, os projetos não foram esquecidos e as solicitações de manutenção dos equipamentos e correções de infra-estrutura obtiveram tempo de correção menor que 5 dias úteis, anteriormente não se tinha tempo palpável de solução e muitas solicitações se perdiam ou até mesmo ocorria o desconhecimento das solicitações, gerando assim perda de tempo da equipe técnica especializada até a identificação do pedido. A ferramenta proporciou uma compreensão clara de como as tarefas se movem de uma etapa para outra, identificando a capacidade de trabalho e a integração da equipe, melhorando a previsibilidade e a redução de desperdícios. Além de focar na eficiência e minimização de processos desnecessários, gerando uma alocação mais eficaz de recursos e entrega mais rápida de valor e engajamento da equipe, com participação ativa na gestão.

Conclusões:

O ‘Kanban’ é uma metodologia de gerenciamento visual que tem se mostrado eficaz em uma variedade de contextos, desde a manufatura, desenvolvimento de software até a gestão de projetos em saúde, é altamente adaptável e pode ser implementado de forma incremental, permitindo que as equipes se ajustem às mudanças de forma mais flexível do que em metodologias mais rígidas. Isso é particularmente valioso em ambientes dinâmicos, o sistema visual fornece uma visão clara do trabalho em andamento, facilitando a identificação de problemas e a tomada de decisões informadas. Auxilia a garantir a qualidade do trabalho realizado reduzindo a probabilidade de erros e retrabalho. Ao limitar o trabalho em andamento e priorizar tarefas de acordo com as necessidades, o ‘Kanban’ coloca um forte foco na entrega de valor, isso ajuda a garantir que o trabalho realizado esteja alinhado com as expectativas e requisitos do setor. É importante notar que, embora essa ferramenta tenha muitos benefícios, não é uma solução única para todos os desafios. É notório que os resultados específicos podem variar com base na implementação, contexto organizacional e nas práticas específicas adotadas. O ‘Kanban’ é uma metodologia flexível que pode ser aplicada em diferent

Palavras-chave:

Processo de trabalho, Kanban, Lean Healthcahre

Autores

Valeska Dalanezi Paulino Leite, Marylin Soares Basile Barbosa, Ana Rúbia Soares de Andrade, Luciara Irene De Nadai Dias, Lilian Franco de Godoi Santos, Fábio Correa Bartolomeu Joner, Danilo Carvalho Oliveira