Apresentação/Introdução:

No contexto da gestão em organizações de saúde, a fragmentação de processos administrativos entre áreas técnicas e operacionais representa um fator crítico para a eficiência institucional e a sustentabilidade das operações. A experiência relatada refere-se à estruturação e consolidação de uma área dedicada à gestão de processos administrativos na Sociedade Brasileira Caminho de Damasco (SBCD), com atuação multidisciplinar, com interfaces diretas com Tecnologia da Informação, Engenharia, Engenharia Clínica, Facilities, Administrativo e Operações (Manutenção Predial, Facilities, Patrimônio e Engenharia Ambiental). A iniciativa foi desenvolvida a partir de Janeiro/2025 e seguiu ao longo de um período contínuo de atuação institucional, com foco na padronização de fluxos, definição de responsabilidades, organização documental e apoio à gestão de projetos administrativos estratégicos. Sua relevância está na criação de um modelo transversal de governança de processos, voltado à redução de ambiguidades operacionais, ao fortalecimento da tomada de decisão e à promoção da integração entre áreas corporativas e unidades assistenciais.

Objetivos:

Descrever e analisar o processo de estruturação de uma área de gestão de processos administrativos em uma organização de saúde, evidenciando sua atuação transversal na padronização de fluxos, no fortalecimento da governança institucional e no apoio às áreas técnicas e operacionais, com foco na melhoria contínua, na integração organizacional e na replicabilidade do modelo em contextos similares.

Metologia:

A experiência foi conduzida por meio de uma abordagem estruturada de gestão de processos, baseada em princípios de BPM (Business Process Management) e gestão de projetos institucionais. Inicialmente, foram realizados diagnósticos técnicos junto às áreas administrativas e operacionais para mapeamento dos fluxos existentes, identificação de sobreposições de responsabilidades, lacunas de governança e pontos críticos de comunicação. Na sequência, foram promovidas oficinas colaborativas com gestores e áreas técnicas para validação dos mapas de processo, definição de papéis institucionais e construção de instrumentos padronizados, como fluxogramas, procedimentos operacionais e matrizes de responsabilidade. Como recurso de sustentação, foram estruturados mecanismos de acompanhamento por indicadores operacionais e registros documentais em repositório institucional, assegurando rastreabilidade, controle das entregas e suporte à tomada de decisão. Essa metodologia permitiu a consolidação de um modelo replicável de atuação transversal, aplicável a diferentes unidades e frentes administrativas.

Resultados:

A iniciativa estruturou um modelo institucional de governança administrativa orientado à padronização de processos e à integração entre áreas técnicas e operacionais, promovendo maior previsibilidade nas demandas, redução de ambiguidades e fortalecimento dos fluxos de decisão. Um dos principais marcos foi a criação e implementação da Cartilha de Responsabilidades Administrativas para Gestores de Unidades de Saúde (outubro de 2025), que definiu papéis, limites de atuação e interfaces entre áreas corporativas e gestão local. O instrumento ampliou a autonomia orientada das unidades, reduziu conflitos operacionais e alinhou práticas às diretrizes institucionais. Como ação de capacitação e engajamento contínuo, o projeto “Café com o Administrativo” consolidou a disseminação de práticas padronizadas, estimulando o alinhamento cultural e técnico entre equipes. Para reforçar a consolidação do modelo, realizaram-se workshops inter-regionais com gestores das diversas regionais da instituição, voltados à uniformização da interpretação das normas e fortalecimento da integração entre níveis de gestão. Essas ações contribuíram para a consolidação de uma governança administrativa transversal, sustentável e replicável em diferentes contextos organizacionais.

Conclusões:

A iniciativa estruturou um modelo institucional de governança administrativa voltado à padronização de processos e à integração entre áreas técnicas e operacionais, promovendo previsibilidade das demandas, redução de ambiguidades e fortalecimento dos fluxos de decisão. Um marco importante foi a criação da Cartilha de Responsabilidades Administrativas para Gestores de Unidades de Saúde (outubro de 2025), que definiu papéis, limites de atuação e interfaces entre áreas corporativas e gestão local. O instrumento ampliou a autonomia das unidades, reduziu conflitos e alinhou práticas às diretrizes institucionais. Como ação de capacitação e engajamento, o projeto “Café com o Administrativo” disseminou práticas padronizadas e reforçou o alinhamento entre equipes. Workshops inter-regionais aproximaram gestores das regionais, uniformizaram interpretações e consolidaram uma governança administrativa transversal, sustentável e replicável.

Palavras-chave:

gestão de processos; mapeamento de processos,BPM

Autores

RONIE OLIVEIRA REYES, KARINA RODRIGUES PIRES