Apresentação/Introdução:

O Sistema Eletrônico de Informações (SEI) é uma plataforma de produção e gestão de documentos e processos administrativos de forma digital. Desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4), o SEI já é utilizado por diversas instituições públicas em todo o país. Os gestores de cada município são os responsáveis pela implantação do Sistema Eletrônico de Informações (SEI), orientando o uso correto do sistema aos demais usuários e realizando treinamentos internos, identificando as necessidades dentro do seu órgão. O presente trabalho ocorreu no Município da Estância Turística de Brotas-SP, com início em agosto de 2024, onde envolveu toda a equipe de gestão de todos os setores da Prefeitura, com foco na Secretaria Municipal de Saúde. A justificativa do trabalho consiste em apresentar as vantagens e resultados alcançados com a implantação do Sistema SEI. Além disso, este trabalho pretende contribuir para a divulgação da ideia principal, de forma a difundir a adesão dos sistemas de processos digitais em outros municípios. Um dos focos da experiência foi o aumento da participação social e do controle social dentro dos processos no SUS. O Sistema SEI permite que a população acesse o andamento do processo em sua residência, por meio do acesso a uma ferramenta do sistema que gera um link de acesso chamado Pesquisa Pública, poupando, desta forma o cidadão da necessidade de deslocamento para consultar o processo.

Objetivos:

O objetivo principal da implantação do SEI é a busca por economicidade processual, substituindo a criação de processos físicos por processos digitais. O presente trabalho visa apresentar o primeiro impacto positivo causado pela inovação no município. Além da economia de materiais de expediente, armazenamento e honorários de funcionários, pretende-se alcançar mais agilidade no fluxo dos processos. Metas propostas pela utilização do SEI: Acesso Fácil: Acessar o SEI de qualquer lugar, em qualquer dispositivo com internet. Trabalho Colaborativo: Atuação de equipes concomitantemente nos processos, em tempo real e total transparência de ações. Redução de Burocracia: Processos realizados de forma mais rápida e organizada. Segurança e Controle: Assinatura eletrônica com vários níveis de segurança e controle de acesso a documentos. Sustentabilidade: Eliminação do uso impresso de papel preservando o meio ambiente. Transparência: Cidadão pode acompanhar o processo de forma acessível e clara.

Metologia:

Assim como em toda inovação, é comum encontrar obstáculos na introdução de um novo processo. O rompimento com padrões estabelecidos, rotinas consolidadas e a necessidade de aprendizados de um novo processo, por mais que traga consideráveis benefícios, não é usualmente assim reconhecido ao primeiro contato. Para contornar essa dificuldade é necessário investimento em um sólido treinamento e assistência da equipe em torno do novo sistema. Para início do uso do SEI na cidade, é necessária a publicação do ato em Jornal Oficial do Município, o qual normatizará a regulamentação. Paralelo ao processo de implantação do Sistema SEI Cidades, o município deverá tomar providências para regulamentar a gestão documental. Nas ações planejadas, os treinamentos da equipe começaram pelo próprio portal do SEI Cidades, onde está disponibilizado um manual com as principais informações acerca do programa. Oportunamente, foram realizados treinamentos presenciais com o Gestor Municipal de Saúde, com orientações detalhadas e treinamento prático no ambiente virtual. Um manual de funcionamento detalhado está disponível no site oficial da Prefeitura desde julho do ano passado.

Resultados:

Impactos na Gestão da Saúde: Na abertura do processo físico, a demora era de até sete dias úteis até sua recepção na Câmara Reguladora. No processo digital, a informação chega imediatamente após um clicar eletrônico, podendo inclusive ser analisado na mesma data do protocolo, situação inimaginável antes da implantação do SEI, que em média demorava até dez dias. A demanda de compra e processos licitatórios teve considerável economicidade de recursos, eliminou etapas de trabalho com impressões de documentos administrativos e cotações, arquivados em pastas com assinaturas impressas. Cada procedimento de compra consumia volume considerável de papel, o que foi eliminado após a implantação do SEI. O armazenamento de centenas de processos físicos demandava a utilização de espaços para arquivos hoje não mais necessários, liberando áreas para uso em atividades finalísticas. Impactos Financeiros: Desde a implantação, foram abertos em torno de seis mil processos digitais, com média de mil por mês, com considerável redução de gastos de insumos (papeis, grampos, toner), do tempo com transporte de expedientes entre as repartições e dos gastos com armazenamento de processos. Impactos na Saúde: O ganho temporal obtido com o Sistema SEI beneficiou diretamente o munícipe. Com a agilização no trâmite dos processos nas etapas transitórias entre repartições, na câmara reguladora quanto em processos de compras, há redução considerável no tempo de espera para que o cidadão seja contemplado.

Conclusões:

Configuram notáveis os benefícios alcançados com a implantação do Sistema SEI para a gestão do município e para a Saúde. O processo de implantação pode ser demorado até a capacitação completa de todos os colaboradores. Porém, a economia processual e financeira que isso gera, justifica qualquer demanda que possa existir em relação à assistência para utilização do sistema. O projeto trouxe muito orgulho em seu desenvolvimento desde o início, pois, logo no primeiro mês de sua implantação, foi possível verificar economia e agilidade nos trâmites dos processos administrativos do setor da saúde, o que encorajou sua continuidade e divulgação da ideia para outros setores e municípios da região. É importante ressaltar que houve grande satisfação por parte dos funcionários envolvidos na transição do processo físico para o digital, embora tenha causado impacto e certa estranheza de início. Com o decorrer dos meses, houve pelos usuários total aceitação da ferramenta, visto que já monitoram o andamento dos processos de forma ágil e simultânea, culminando em otimização do trabalho realizado.

Palavras-chave:

SEI Cidades, processo digital.

Autores

PRISCILA MÁXIMO DE CARVALHO PRUDENTE, NÁDIA BRESSAN BIRUEL, GILBERTO TABOGA, SILMARA URBANO PESSA LEITE