Apresentação/Introdução:

A Vigilância Sanitária no Brasil desempenha um papel crucial na proteção da saúde da população, ao prevenir riscos sanitários em produtos e serviços de interesse à saúde. A complexidade das ações exige uma gestão eficiente, especialmente nas unidades municipais (ANVISA, 2020). A gestão pública brasileira evoluiu até o modelo Gerencial atual, que prioriza transparência, eficiência e resultados. Nesse contexto, a RDC nº 207/2018 da Anvisa destaca a importância dos Sistemas de Gestão da Qualidade (SGQ) para estruturar as atividades de vigilância sanitária (BRASIL, 2018). O Sistema Nacional de Vigilância Sanitária (SNVS) busca harmonizar processos para garantir ações eficazes e alinhadas a padrões internacionais. A adoção do SGQ promove uma cultura de qualidade e melhoria contínua dos serviços (ANVISA, 2020). Qualificar a vigilância sanitária com ferramentas de gestão tem sido uma prioridade da Anvisa e do SNVS, assegurando maior eficácia e eficiência (SILVA et al., 2021). Em São Paulo, a Portaria nº 320/2023 instituiu o Grupo de Gestão da Qualidade (GGQ) para padronizar, implementar e monitorar o SGQ na Divisão de Vigilância de Produtos e Serviços de Interesse da Saúde (DVPSIS).Neste contexto, o objetivo deste relato é descrever a experiência de implantação de uma ferramenta de gestão de processos em uma unidade de Vigilância Sanitária na cidade de São Paulo.

Objetivos:

Descrever a experiência de implantação de uma ferramenta de gestão de processos em uma unidade de Vigilância Sanitária na cidade de São Paulo.

Metologia:

O processo foi dividido em três etapas principais, conforme descrito a seguir: 1.    Modelagem da situação atual: Nesta fase, foi possível obter uma visão holística de todos os processos da unidade, mapeá-los e avaliar os recursos humanos e físicos disponíveis. 2.    Análise e diagnóstico de processos: Nesta etapa, foi realizada uma avaliação real e aprofundada dos processos, resultando em um diagnóstico detalhado sobre sua execução atual. 3.    Implementação de ações de melhoria: Foram preconizadas as ações de melhoria necessárias para a efetivação do redesenho dos processos. Essa fase foi crítica para assegurar que as mudanças planejadas fossem implementadas corretamente, garantindo que o redesenho dos processos, independentemente da complexidade das mudanças propostas, trouxesse impactos positivos e alcançasse os resultados esperados. Após a análise e diagnóstico, decidiu-se pela implantação da ferramenta Planner para a gestão dos processos da unidade. O Planner é um aplicativo leve, móvel e baseado na Web, disponível para a maioria das assinaturas empresariais do Office 365. Com o Planner, foi possível criar planos, atribuir tarefas, conversar sobre as tarefas e visualizar gráficos do progresso da equipe. Sua implantação teve início em 3 de janeiro de 2023.

Resultados:

Após a análise e diagnóstico, decidiu-se pela implantação da ferramenta Planner para a gestão dos processos da unidade. O Planner é um aplicativo leve, móvel e baseado na Web, disponível para a maioria das assinaturas empresariais do Office 365. Com o Planner, foi possível criar planos, atribuir tarefas, conversar sobre as tarefas e visualizar gráficos do progresso da equipe. Sua implantação teve início em 3 de janeiro de 2023. Com a implementação do Planner, a unidade de Vigilância Sanitária alcançou resultados expressivos, tanto quantitativos quanto qualitativos. A média de processos abertos na unidade caiu de 850 em 2022 para 500 em 2023, mesmo com o recebimento de uma quantidade maior de novas demandas, representando uma redução de 55% no número de processos. A nova ferramenta permitiu à equipe técnica gerenciar melhor os prazos, com um acompanhamento mais rigoroso e eficiente, o que resultou em uma diminuição significativa no tempo necessário para concluir cada processo, com uma redução de 30% no tempo de atendimento. Além disso, todas as Instituições de Longa Permanência para Idosos (ILPIs) do território foram monitoradas, alcançando 100% de cobertura, um aumento significativo em relação ao ano anterior. Esses resultados não só demonstram a eficácia da ferramenta implementada, mas também reforçam a importância de um gerenciamento estruturado e baseado em dados para o sucesso das ações de Vigilância Sanitária.

Conclusões:

A implementação da ferramenta Planner em uma unidade de Vigilância Sanitária na cidade de São Paulo alcançou seus objetivos principais, ao melhorar a eficiência operacional e contribuir para que os processos fossem conduzidos de maneira mais rigorosa e dentro dos prazos estabelecidos. O uso do Planner como ferramenta de gestão demonstrou ser eficaz na organização e monitoramento dos processos, resultando em uma redução significativa no número de processos em aberto e no tempo de atendimento. Futuras perspectivas incluem a exploração de outras ferramentas complementares de gestão que possam aumentar a robustez do sistema e a implementação de um protocolo de padronização ainda mais detalhado, visando à uniformidade das ações de vigilância sanitária. Também se recomenda a realização de estudos adicionais para avaliar o impacto a longo prazo das mudanças implementadas e a adaptação da ferramenta a diferentes contextos organizacionais dentro do Sistema Nacional de Vigilância Sanitária. Essa experiência reforça a importância de um gerenciamento estruturado e baseado em evidências, essencial para a eficácia das ações de vigilância sanitária e para a proteção contínua da saúde pública.

Palavras-chave:

Vigilância; Sanitária; Gestão; Qualidade; Processo

Autores

JÉSSYCA STHERLLANY ROSENDO ALENCAR, BEATRIZ MARTINS GUILHERME