Apresentação/Introdução:

Este trabalho analisa a implantação do Sistema Eletrônico de Tramitação Processual de licença da vigilância sanitária, conforme estabelecido pela Portaria nº 007/2023, publicada em 06 de dezembro de 2023. O novo sistema promoveu um ganho de agilidade de 180 dias na conclusão dos processos de licença sanitária, reduzindo significativamente o tempo médio de tramitação, que antes era de 365 dias. A mudança foi resultado da revisão de todas as etapas processuais, com o redesenho de um fluxo de trabalho otimizado. A digitalização dos processos eliminou a dependência de recursos humanos para a movimentação processual, liberando espaço físico e reduzindo custos com mão de obra, já que anteriormente eram gerenciados cerca de 6.000 processos anuais. Além disso, a comunicação foi facilitada por meio do envio automático de informações por e-mail para os interessados. Este estudo explora os ganhos operacionais, administrativos e espaciais decorrentes da digitalização dos processos.

Objetivos:

Este estudo tem como objetivos principais: 1. Analisar a implantação do Sistema Eletrônico de Tramitação Processual estabelecido pela Portaria nº 007/2023. 2. Avaliar os ganhos de agilidade, com a redução do tempo de tramitação de processos, anteriormente de 365 dias, para 180 dias. 3. Examinar a otimização das etapas processuais com o redesenho do fluxo de trabalho. 4. Investigar os benefícios decorrentes da eliminação da dependência de recursos humanos e da economia de espaço físico. 5. Estudar a melhoria na comunicação com os interessados, através do envio automático de informações por e-mail.

Metologia:

A implantação do Sistema Eletrônico de Tramitação Processual iniciou-se conforme estabelecido pela Portaria nº 007/2023, em 06 de dezembro de 2023. O processo começou com uma análise detalhada das etapas do procedimento anterior em parceria com a Secretaria de Governo, Departamento de Tecnologia da Informação e Comunicações, visando identificar pontos de ineficiência e possíveis melhorias. A revisão do fluxo de trabalho resultou na eliminação de tarefas manuais e na automatização das movimentações processuais. Antes da implementação, cada etapa processual dependia da intervenção de recursos humanos, o que não apenas demandava horas de trabalho, mas também ocupava espaço físico considerável para o armazenamento de cerca de 6.000 processos anuais. Com a digitalização, a movimentação dos processos passou a ser automática, sem a necessidade de intervenção humana, o que diminuiu drasticamente o tempo e o custo envolvidos na tramitação. A comunicação foi também otimizada, com o envio automático de informações por e-mail para os interessados, substituindo o processo manual de envio de documentos físicos e melhorando a agilidade na troca de informações. Essa nova abordagem eliminou a necessidade de arquivamento físico de documentos, promovendo a economia de espaço e aumentando a acessibilidade dos processos.

Resultados:

A implantação do sistema eletrônico gerou resultados significativos, tanto em termos de eficiência quanto de economia. O tempo médio de tramitação de processos foi reduzido de 365 dias para 180 dias, um ganho de agilidade de 180, o que representa uma melhoria considerável na entrega dos serviços. A revisão das etapas processuais e a implementação do novo fluxo otimizado foram cruciais para a redução desse tempo, ao eliminar etapas manuais e automatizar a movimentação processual. Além disso, a economia de espaço foi notável, uma vez que não foi mais necessário arquivar fisicamente os documentos de aproximadamente 6.000 processos anuais. A eliminação dessa demanda física contribuiu para a redução dos custos operacionais. Em relação à mão de obra, a automatização da tramitação processual diminuiu a necessidade de intervenções humanas, liberando os servidores para outras funções mais estratégicas e reduzindo custos com mobilização de pessoal. A comunicação também foi agilizada com a implementação do envio de informações por e-mail, que permitiu uma troca mais rápida e eficiente de dados entre os setores responsáveis e os interessados. Isso facilitou o acompanhamento dos processos e contribuiu para a redução de erros de comunicação.

Conclusões:

A implantação do Sistema Eletrônico de Tramitação Processual, conforme estabelecido pela Portaria nº 007/2023, trouxe avanços substanciais na gestão dos processos. A redução do tempo de tramitação de 365 dias para 180 dias resultou em uma melhora significativa na agilidade do serviço, beneficiando tanto a instituição quanto os cidadãos que dependem da tramitação processual. A revisão do fluxo de trabalho e a eliminação da dependência de recursos humanos para movimentação de processos não apenas otimizaram as etapas, mas também reduziram custos e liberaram espaço físico, demonstrando a importância da digitalização para a gestão pública moderna. A economia de mão de obra, associada à melhoria na comunicação por e-mail, resultou em um processo mais eficiente, rápido e acessível. A continuidade do monitoramento do sistema será essencial para garantir sua eficácia e possibilitar ajustes finos para a maximização dos benefícios. A experiência obtida pode servir como modelo para outras instituições públicas, evidenciando que a digitalização de processos é um caminho promissor para a melhoria da gestão pública e o aumento da eficiência no atendimento ao público.

Palavras-chave:

fluxo de trabalho - licenciamento sanitária

Autores

ARTHUR JOSÉ DE FARIAS E SOUZA, ANA PAULA NUNES VIVEIROS VALEIRAS, CAMILA LEITE MARCOLINO, FRANCIELLE NOGUEIRA R. DE OLIVEIRA