Apresentação/Introdução:

A gestão de processos é o conjunto de práticas e técnicas aplicadas que visam a execução, controle e melhoria dos processos desempenhados pelas organizações. No aspecto gerencial, as boas práticas da gestão de processos e utilização de suas ferramentas tem se mostrado um fator crítico de sucesso nas organizações e no entendimento de como as melhorias precisam ocorrer para a maximização dos resultados esperados. A Escola Municipal de Saúde (EMS), responsável pela coordenação de ações formativas e de apoio à gestão no âmbito da Secretaria Municipal de Saúde, identificou em 2025 a necessidade de aprimorar seus processos internos para garantir maior eficiência e integração entre setores. A justificativa para a adoção de práticas de gestão ágil decorre da crescente demanda por respostas rápidas, descentralização e transparência, características essenciais para instituições públicas que enfrentam desafios burocráticos e hierárquicos. Estudos apontam que a gestão ágil, tradicionalmente aplicada em tecnologia, vem sendo incorporada em ambientes públicos, promovendo flexibilidade e autonomia. Além disso, métodos como Kanban, Lean têm se mostrado eficazes para melhoria contínua e eliminação de desperdícios.

Objetivos:

Implementar ferramentas de gestão ágil para reorganizar processos internos da Escola Municipal de Saúde, envolvendo áreas estratégicas — Diretoria, Divisão de Educação e COAPES — com vistas a aumentar a eficiência, reduzir retrabalho e melhorar a comunicação entre equipes.

Metologia:

A experiência foi conduzida com base em princípios da gestão ágil e melhoria contínua, utilizando as seguintes ferramentas: fluxograma: mapeamento dos processos existentes para identificar gargalos e pontos críticos, conforme recomendado por Vieira et al. (2022), garantindo clareza nas etapas e responsabilidades; Kanban: aplicação de quadros visuais para acompanhamento das tarefas em andamento, concluídas e pendentes, promovendo transparência e priorização; Scrum: organização de reuniões de planejamento e acompanhamento (sprints), com ciclos curtos de entrega e feedback contínuo, alinhando equipes multidisciplinares. No âmbito da Diretoria, todas as atividades, independente do andamento, foram mapeadas em estrutura de fluxograma (com o uso de ferramenta Microsoft Visio) e em seguida discutidas a elaboração de categorias para agrupamento das mesmas. Estas foram organizadas na ferramenta Microsoft Planner (utilizada para centralizar tarefas, atribuir responsáveis e monitorar prazos, integrando as áreas envolvidas). Modelo de quadro Kanban foi integrado ao Planner, onde foi estabelecido modelo de relatoria para registro cronológico das ações desenvolvidas. A implementação ocorreu de forma colaborativa, com reuniões periódicas entre os membros das equipes, definição de backlog, priorização de demandas e acompanhamento.

Resultados:

Exemplo detalhado: a Política Municipal de Educação Permanente pode ser citada como exemplo de projeto, que tem sido conduzido a partir do uso das ferramentas Kanban (em discussão semanal sobre o andamento, identificação de dificuldades e estabelecimento de prioridades, além da gestão do tempo), frequentes reuniões de sprints, para discussão sobre material/levantamento bibliográfico realizado, além do estabelecimento de estratégias para condução de trabalhos a partir da proposta de formação de um grupo técnico para elaboração do documento final.

Conclusões:

Conclui-se que a adoção de ferramentas de gestão ágil na EMS resultou em ganhos significativos: maior clareza na definição de responsabilidades, redução de retrabalho e aumento da colaboração entre setores. O uso do Microsoft Planner, aliado às práticas de Kanban e Scrum, proporcionou uma gestão mais transparente e eficiente, enquanto o mapeamento por fluxograma permitiu identificar e corrigir gargalos. Essa experiência confirma que metodologias ágeis, quando adaptadas ao contexto público, podem promover inovação e qualidade na gestão educacional, alinhando-se às tendências apontadas na literatura.

Palavras-chave:

gestão ágil; melhoria contínua

Autores

KARIN MITIE NAKAJIMA, MARIA JULIA DOS SANTOS RAMOS, GLORIA HELENO OPLUSTIL, ADRIELLY RODRIGUES DO AMARAL, DANIELA CARDOSO LOURENÇO ALVES