Apresentação/Introdução:

As Supervisões Técnicas de Saúde (STS) são instâncias da Secretaria Municipal de Saúde da cidade de São Paulo. Subordinada à Coordenadoria Regional de Saúde Leste, a STS Guaianases conta com 27 equipamentos de saúde, incluindo 14 Unidades Básicas de Saúde (UBSs), além de UPA, Ambulatório de Especialidades, Centros de Atenção Psicossocial (CAPS), entre outros. Regidas por legislação específica, a STS têm como atribuição central o monitoramento e a avaliação das ações e serviços de saúde em sua área de abrangência. Este processo, conduzido por uma equipe multidisciplinar, envolve o acompanhamento de metas e a execução dos planos de saúde. Contudo, a complexidade e o volume de informações gerados por essa rede de serviços, demandavam uma solução inovadora para otimizar a gestão e a comunicação. Visando aprimorar a eficiência, a qualidade e a agilidade no acompanhamento das atividades, a STS Guaianases implementou as plataformas digitais Microsoft Planner e SharePoint. A escolha destas ferramentas se justifica por suas funcionalidades colaborativas, que permitem o acompanhamento em tempo real das ações da equipe, a gestão compartilhada de documentos e a organização eficiente das informações relacionadas ao monitoramento e avaliação dos serviços de saúde. Este relato de experiência descreve a implantação e os resultados alcançados com a adoção dessas tecnologias, alinhados à visão da SMS-SP de modernização da gestão pública na era digital.

Objetivos:

O projeto tem como objetivo otimizar o monitoramento das ações de saúde através da integração das plataformas SharePoint e Planner. Para isso, foi criado um repositório centralizado que facilita o acesso e compartilhamento de documentos e dados. A implementação de fluxos de aprovação e notificações automáticas visa agilizar processos e reduzir a comunicação manual. O acompanhamento do progresso das tarefas permite identificar gargalos e aplicar medidas corretivas eficazes. Além disso, a documentação das ações possibilita uma análise detalhada da evolução dos projetos, identificando tendências e avaliando o desempenho. A comunicação e o compartilhamento de responsabilidades dentro da equipe foram aprimorados para promover soluções conjuntas. A acessibilidade das informações foi garantida, incentivando a responsabilidade individual e coletiva. Por fim, a alocação eficiente de recursos e a priorização de tarefas visam reduzir o tempo dedicado a atividades administrativas.

Metologia:

A implantação do SharePoint e Planner na STS Guaianases ocorreu em etapas, priorizando a capacitação da equipe e a adaptação gradual dos fluxos de trabalho. Inicialmente, o SharePoint foi implementado com o auxílio de profissionais com expertise na ferramenta, incluindo dois estagiários que contribuíram para a criação da página e disseminação do conhecimento. O treinamento inicial abordou: criação e organização de sites, gestão de documentos (armazenar, compartilhar, controlar versões e colaborar), criação de listas customizadas (inventário, contatos, tarefas) e uso de recursos de comunicação (notícias, fóruns, wikis). Posteriormente, o Planner foi introduzido com a mesma estratégia de capacitação, focando em: criação e gestão de planos, organização de tarefas em buckets, atribuição de tarefas e prazos, uso de etiquetas e anexos, e integração com o SharePoint. A capacitação incluiu apresentação geral (duas horas) e matriciamento individualizado pelos estagiários, visando aprendizado prático e suporte contínuo. A adaptação dos fluxos de trabalho está em andamento, incorporando o SharePoint e Planner nas atividades diárias. O SharePoint atua como repositório central (acompanhamento de unidades, gestão de projetos da Programação Anual de Saúde (PAS 2024-2025 ) e registro de demandas). O Planner foca no acompanhamento de tarefas, garantindo controle, transparência e eficiência na execução das ações.

Resultados:

Os resultados da implementação do SharePoint e Planner na STS Guaianases demonstram um impacto positivo na gestão e no acompanhamento das ações de saúde. As plataformas promoveram melhorias significativas no gerenciamento das atividades da equipe, permitindo a atribuição clara de responsabilidades, o acompanhamento do progresso das tarefas em tempo real e o controle eficiente dos prazos. A visualização Kanban facilita a visão geral do fluxo de trabalho, identificando gargalos e priorizando atividades. A comunicação e a colaboração entre os membros da equipe tornaram-se mais ágeis e eficientes, com a centralização das informações e a possibilidade de interação direta. A plataforma promove a colaboração, permitindo o compartilhamento de documentos, a discussão de ideias e a construção conjunta de soluções. O SharePoint se consolidou como um repositório central de informações, reunindo documentos, planos de ação, atas de reuniões e outros dados relevantes para o trabalho. Isso tornou a busca de informações mais rápida e eficiente, com a organização e a indexação dos arquivos na plataforma. A facilidade de acesso à informação contribui para a transparência e a tomada de decisões. A utilização do SharePoint como plataforma de comunicação com as unidades de saúde otimizou a disseminação de informações, garantindo maior alcance, visibilidade e clareza no conteúdo transmitido. O acompanhamento dos programas e ações de saúde da PAS tornou-se mais didático e detalhado.

Conclusões:

Embora a análise quantitativa ainda esteja em andamento, os resultados qualitativos demonstram que o SharePoint e o Planner representam um avanço significativo na gestão das ações de saúde na STS Guaianases. A otimização do acompanhamento das atividades, a agilidade na comunicação e a centralização das informações, contribuem para decisões mais eficientes e um melhor planejamento e execução das ações. A experiência da STS Guaianases indica o potencial dessas ferramentas para transformar a gestão da saúde na SMS-SP. A disseminação para outras instâncias, com a devida capacitação, pode gerar benefícios como: padronização dos processos de trabalho, integração das informações em nível central, melhoria da comunicação entre as diferentes áreas, otimização da alocação de recursos e fortalecimento da cultura de planejamento e monitoramento. O principal desafio é a capacitação contínua da equipe e a adaptação dos fluxos de trabalho, que requer investimento e monitoramento para o sucesso da implementação. Superados esses desafios, o SharePoint e o Planner podem se tornar um diferencial na gestão da saúde, melhorando os serviços oferecidos à população e consolidando a SMS-SP como referência em inovação na área.

Palavras-chave:

Introdução, ferramentas, digitais

Autores

EDSON ERASMO PEREIRA LIMA, EVELYN DE SOUZA VIANA CONCEIÇÃO, GIULIANA ÉRIKA YOSHIDA, CLAYTON DOS SANTOS BONFIM, NICOLE OLIVEIRA MARTINS