Apresentação/Introdução:

A Escola Municipal de Saúde de São Paulo (EMS-SP) coordena formação, gestão de projetos e articulação intersetorial, lidando com alta complexidade, múltiplas dependências e prazos críticos. Em 2025, a pressão por entregas estratégicas (eventos científicos, expansão de EAD, pactuações e implementação de linhas de cuidado) somou-se a um déficit de 36% de recursos humanos, exigindo um modelo de organização capaz de aumentar a previsibilidade, reduzir retrabalho e tornar a governança mais transparente. Optou-se pela combinação de Kanban (gestão visual de fluxo, políticas explícitas) e Scrum (sprints curtos, backlog, inspeção e adaptação), com rituais semanais e responsabilidade distribuída. Justifica-se a adoção pela capacidade comprovada dessas abordagens em elevar o foco no valor, encurtar ciclos e facilitar aprendizagem contínua. A integração entre Educação, Diretoria e ETSUS em um mesmo sistema de trabalho possibilitou visibilidade comum das prioridades, gestão de dependências e tomada de decisão baseada em dados (lead time, throughput, taxa de conclusão). O arranjo fortaleceu a colaboração, a prestação de contas e a capacidade de resposta da EMS-SP, permitindo entregas críticas como a participação em congressos nacionais, a ampliação da oferta EAD e o avanço das linhas de cuidado prioritárias, mesmo em cenário de restrição de pessoal.

Objetivos:

Descrever tecnicamente o projeto de implementação de Kanban e Scrum na EMS-SP, detalhando sua arquitetura organizacional, mecanismos de governança e instrumentos de trabalho (quadro Kanban, backlog, cadência de reuniões semanais e sincronização intersetorial). Especificamente, documentar como o modelo aumentou transparência, previsibilidade e velocidade de entrega em Educação, Diretoria e ETSUS, mesmo com 36% de déficit de recursos humanos, e como sustentou resultados concretos: participação em eventos nacionais, oferta EAD, pactuações, programas com o MS, construção de linhas de cuidado e organização de simpósios institucionais.

Metologia:

Desenho: adoção de sprints semanais e quadro Kanban por setor (Educação, Diretoria, ETSUS). Cadência: reunião de planejamento semanal (priorização do backlog por valor/risco), review (checagem de entregas) e retrospectiva (lições aprendidas e ajustes de políticas); daily assíncrona pelo quadro. Políticas: classes de serviço (urgente, padrão, data fixa), definição de responsáveis e acordos de serviço entre setores. Instrumentos: matriz RACI, cronograma mestre, checklist de dependências, templates de cards e plano de comunicação. Métricas: lead time, throughput, taxa de compromisso cumprido e aging work-in-progress; visualização por CFD e mapa de impedimentos. Escopo das entregas: organização da participação da Secretaria em congressos (Cardiologia e AMB 2025), 36 cursos EAD, pactuações e ações educativas, Nós na Rede e PET Saúde da Equidade, linhas da Dor/AVC/Infarto/Saúde Mental, parcerias com SOCESP e SBC, curso de Suporte Básico de Vida e LIVES para os 10.000 conselheiros municipais que fazem gestão participativa, inscrição e acompanhamento no curso de Ciências da Melhoria (Einstein/IHI) e planejamento dos Simpósios 2025/2026. Governança: facilitação neutra, transparência de critérios, gestão de riscos e de capacidade instalada. Ética: registro em atas, participação informada e resguardo de dados sensíveis. Limitações: variabilidade de demanda, baixa automação de métricas em fase inicial e restrições de pessoal.

Resultados:

A implementação do modelo híbrido (Kanban e Scrum) na EMS-SP permitiu que, apesar de um déficit de 36% na força de trabalho, a instituição não apenas mantivesse sua operação, mas acelerasse entregas estratégicas. Os principais resultados incluem: Aumento da Transparência: A visualização do trabalho por meio de quadros Kanban e a priorização do backlog reduziram gargalos comunicacionais entre os setores de Educação, Diretoria e ETSUS. Previsibilidade e Velocidade: O uso de rituais semanais permitiu o monitoramento em tempo real de métricas como lead time e throughput, garantindo o cumprimento rigoroso de cronogramas. Educação à Distância: Manutenção da oferta mensal de 36 cursos EAD e suporte pedagógico para a formação de 10.000 conselheiros municipais via transmissões ao vivo (LIVES). Qualificação Assistencial: Elaboração das Linhas de Cuidado (Dor, AVC, Infarto e Saúde Mental) e execução de programas intersetoriais como o Nós na Rede e o PET Saúde da Equidade. Parcerias e Inovação: Formalização de cooperações com SOCESP e SBC, além da integração com a Ciência da Melhoria (Einstein/IHI) para aprimoramento de processos. A metodologia sustentou o planejamento antecipado dos Simpósios da EMS para 2025 e 2026, evidenciando uma transição da gestão reativa para uma gestão proativa, baseada em evidências de capacidade e priorização por valor institucional.

Conclusões:

A experiência evidencia que a combinação de Kanban e Scrum, com cadência semanal e gestão visual, é capaz de elevar a transparência, a previsibilidade e a velocidade de entrega, mesmo com déficit de 36% de recursos humanos. Os ganhos observados incluem redução de retrabalho, melhor coordenação intersetorial, alinhamento com prioridades institucionais e cumprimento de prazos em entregas estratégicas (eventos, EAD, programas e linhas de cuidado). Recomenda-se consolidar um painel mínimo de indicadores (lead time, throughput, taxa de compromisso, satisfação interna), formalizar políticas de classes de serviço e ampliar a automação de métricas (CFD, aging). Próximos passos: estabilizar capacidade, expandir práticas para outras unidades, aprofundar integração com ciência da melhoria (PDSA) e institucionalizar rotinas trimestrais de revisão do portfólio e de lições aprendidas, sustentando a escalabilidade do modelo.

Palavras-chave:

Metodologias Ágeis, Kanban e Scrum

Autores

ADRIELLY RODRIGUES DO AMARAL