Apresentação/Introdução:

A gestão da agenda de pacientes iniciais é de responsabilidade da prefeitura. No entanto, identificamos diversas oportunidades de melhoria devido ao alto número de pessoas que não compareciam às consultas. A partir desse ponto, passamos a adotar uma abordagem de melhoria contínua, com o objetivo de otimizar o uso da agenda e abrir vagas para pacientes que já estão em tratamento, mas têm datas de retorno distantes. Esse processo não está sendo eficaz, resultando em baixa taxa de comparecimento e oportunidades não aproveitadas que poderiam ser cedidas para diminuir o tempo de retorno dos pacientes já em tratamento (os pacientes que estão em tratamento têm datas de retorno distantes, o que pode atrasar o progresso de seus tratamentos).

Objetivos:

Ocupar 50% das oportunidades geradas com pacientes em seguimento

Metologia:

Para este projeto, adotamos a metodologia PDCA, uma vez que consideramos apropriado mapear os problemas por meio da ferramenta Ishikawa, focalizando nossas ações nas áreas em que podemos intervir de maneira eficaz.

Resultados:

Promovemos uma reunião com o objetivo de conscientizar as equipes sobre a relevância do projeto. Sabemos que uma gestão eficaz proporcionaria o acesso antecipado e o retorno de pacientes, resultando em uma melhoria na qualidade de vida para os pacientes, que teriam seus retornos agendados mais cedo. Isso, por sua vez, reduziria a necessidade de encaixes emergenciais de pacientes devido ao agravamento da doença No primeiro mês, estabelecemos contato com 227 dos pacientes previamente agendados, o que equivale a 87% do total. Destes, 86% confirmaram sua presença, totalizando 196 pacientes. Foi identificado que 31 vagas inicialmente ocupadas por pacientes que não compareceriam foram liberadas após nosso contato bem-sucedido. Em outras palavras, dentre essas 31 vagas, conseguimos oportunizar 12 delas, representando 39% do total de vagas disponíveis. Durante o ano, nossa taxa de aproveitamento fechou em 53% entre as oportunidades geradas.

Conclusões:

Tínhamos a percepção de que muitos pacientes não compareciam às consultas simplesmente porque não estavam cientes de que tinham uma consulta agendada. Isso se confirmou na prática no nosso primeiro mês de projeto, quando constatamos que 7% dos contatos realizados não tinham conhecimento da consulta marcada e, como resultado, teriam faltado O projeto revelou a viabilidade de estender essas práticas para a gestão das agendas de exames (aproximadamente 2990 exames por mês e 27 % de absenteísmo dado 08/23) oferecidos pelo sistema SIGA, dentro do âmbito de uma abordagem Lean Six Sigma Black Belt

Palavras-chave:

gestão, agenda

Autores

Rodolfo Bergamasco, Marcia Regina Barbosa da Silva, Fernanda Aparecida da Silva