Apresentação/Introdução:

Conforme o Conselho Federal de Medicina, o prontuário do paciente é definido como um documento único, constituído de um conjunto de informações, sinais e imagens registradas, geradas a partir de fatos, acontecimentos e situações sobre a saúde do paciente e a assistência a ele prestada, de caráter legal, sigiloso e científico, que possibilita a documentação da assistência prestada. O extravio do prontuário nos serviços representa uma grande problemática, pois o paciente poderá ajuizar ação buscando a reparação, a qual engloba, pagamento de defesa técnica de advogado, custas processuais e o pagamento de indenização, onerando os cofres públicos. O extravio, infringe o Código de Direito do Consumidor, artigo 72, que prevê, nos casos em que alguém impedir ou dificultar o acesso do consumidor às informações que sobre ele constem em cadastros, banco de dados, fichas e registro, poderá haver a imposição de pena de seis meses a um ano de detenção ou multa. É exatamente o caso da perda da ficha de atendimento, uma vez que, quebrado o dever de guarda, o cidadão, consumidor do serviço de atendimento médico, tem impedido o acesso às suas informações médicas que deveriam estar disponíveis na instituição. Sendo assim, é justificável a implantação do projeto: Organização do fluxo de fichas, pois garante efetividade e continuidade do atendimento ao paciente, evita perda de informações, garante a guarda e conservação documental, minimiza conflitos e evita onerar os cofres públicos.

Objetivos:

Minimizar o extravio de fichas de atendimento, através da implantação do projeto: Organização do fluxo no extravio das fichas de atendimento na UPA. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Capacitar a equipe para a correta manipulação, guarda e conservação dos prontuários médicos; Monitorar mensalmente o extravio dos prontuários médicos.

Metologia:

Tratou-se de uma pesquisa ação participativa – PAP. No período que compreenderam os meses outubro, novembro, dezembro de 2022 e janeiro de 2023, iniciou-se a PAP, realizando-se o diagnóstico referente ao extravio de fichas na UPA. O resultado da pesquisa foi que: No período pesquisado (outubro/2022 a janeiro/2023) houve 41.193 aberturas de fichas, dessas 1.435 (3,48%) foram extraviadas. Preocupados com o expressivo número de extravios de fichas, foi elaborou-se o seguinte fluxo: Recepção faz a abertura da ficha de atendimento e paciente aguarda na sala de espera 1; Enfermeiro realiza a classificação de risco e paciente retorna para sala de espera 1; Controlador de acesso chama o paciente para sala de espera 2 e leva a ficha no consultório médico; Após atendimento médico a ficha permanece no consultório; Enfermagem retira a ficha para medicação e exames; Em casos de retorno médico, a enfermagem leva a ficha ao consultório; As fichas de alta são retiradas pelo controlador de acesso e levadas para a recepção; Recepção faz a organização das fichas e dispensa do sistema; As fichas não encontradas, são procuradas por 3 dias nos setores assistenciais e administrativos; No quarto dia as fichas não encontradas, são consideradas extraviada e computadas no total de extravios. A fim de implantar o projeto realizou-se capacitação da equipe da UPA, diurna e noturna. Nos meses que sucederam a implantação do fluxo, fevereiro a maio de 2023, avaliou-se a efetividade da implantação do projeto.

Resultados:

O projeto iniciou em outubro de 2022, com o diagnóstico referente aos extravios de fichas, por entender ser imprescindível e inadiável à UPA garantir a guarda e conservação do prontuário médico do paciente.Os resultados concernentes ao diagnóstico referente aos extravios de fichas, nos meses de outubro, novembro, dezembro de 2022 e janeiro de 2023, antecedentes a implantação do fluxo, demonstraram que, nos referidos meses houve 41.193 fichas abertas, dessas, 1.435 (3,48%) foram extraviadas. Referente à capacitação, às equipes Médica, de Enfermagem e Administrativa, diurna e noturna, foram sensibilizadas. Os assuntos abordados foram: documento de registro dos procedimentos realizados pela equipe multiprofissional durante a assistência prestada ao paciente na UPA– Ficha de Atendimento; obrigatoriedade e responsabilidade da manipulação, guarda e conservação e, apresentação do diagnóstico referente ao extravio de fichas de atendimento.Posteriormente a capacitação, em fevereiro de 2023, o fluxo foi implantado. Nos meses que sucederam a implantação do fluxo, de fevereiro a maio de 2023, realizou-se o mesmo estudo e os resultados, concernentes aos extravios de fichas, demonstraram que, nos referidos meses houve 48.449 aberturas de fichas, dessas, 239 (0,49%) foram extraviadas. Destaca-se que, verificando a efetividade da implantação do fluxo na UPA Centro, 100% (N=4) das UPAS do município, aderiram ao projeto Organização do Fluxo no Extravio das Fichas de Atendimento na UPA.

Conclusões:

O Prontuário Médico é um conjunto de documentos que tem como objetivo registrar “todas as informações referentes aos cuidados multiprofissionais prestados ao paciente”, de acordo com o Conselho Regional de Medicina do Estado de São Paulo (CREMESP). Destaca-se que o prontuário facilita a assistência ao paciente; melhora a comunicação interna entre profissionais e equipes diferentes; auxilia na tomada de decisão; garante continuidade nos cuidados ao paciente e, enfatiza-se, é um documento legalmente válido. Importante ressaltar que, por lei, o Prontuário Médico deve ser preservado pelo prazo mínimo de 20 anos a partir do último registro e que ele só pode ser eliminado depois de terem seus dados arquivados por microfilmagem ou de outra forma. Sendo assim, o extravio de prontuário médico constitui falha administrativa e pode, em tese, ensejar indenização por danos morais, desde que provada situação extraordinária com repercussão negativa na vida do paciente. Por fim, considerando que, o extravio de fichas, antes da implantação do projeto, era de 1.435 (3,48%) e após a implantação foi de 239 (0,49%), concluímos que, esse, trata-se de um projeto exitoso, pois, a implantação do projeto, auxiliou na drástica redução do extravio de fichas.

Palavras-chave:

Prontuário, Ficha de atendimento, UPA

Autores

Cristiane Flavia Gomes Milani, Luana Alves de Oliveira, Elisabete Aparecida Ribeiro José