Apresentação/Introdução:

A eficiência do setor de compras em uma Secretaria de Saúde Municipal é essencial para garantir aquisições ágeis, estratégicas e transparentes, impactando diretamente a qualidade dos serviços prestados à população. A gestão eficiente desse setor assegura a disponibilidade de insumos, medicamentos e equipamentos no momento certo, evitando atrasos e desabastecimentos que podem comprometer o atendimento à saúde. No entanto, diversos desafios dificultam a otimização desse processo, como burocracia excessiva, retrabalho, descentralização das informações e falta de padronização nas etapas de compra. Esses fatores geram atrasos na aquisição de materiais e contratação de serviços essenciais, aumentando os custos operacionais. Para superar essas dificuldades, a aplicação de metodologias como Lean Six Sigma e 5S pode contribuir significativamente para a transformação do setor de compras, proporcionando maior eficiência e controle sobre os processos. O Lean Six Sigma permite identificar gargalos, eliminar desperdícios e otimizar fluxos, garantindo maior agilidade e precisão nas compras. Já a metodologia 5S promove a organização e padronização do ambiente de trabalho, facilitando a gestão de demandas e reduzindo erros operacionais. A combinação dessas estratégias pode tornar o setor de compras mais eficiente, transparente e alinhado às necessidades dos usuários do SUS atendidas pela Secretaria de Saúde.

Objetivos:

Objetivo Geral •Otimizar a estratégia de compras da Secretaria de Saúde Municipal utilizando as metodologias Lean Six Sigma e 5S, garantindo maior eficiência, transparência e redução de desperdícios nos processos de aquisição. Objetivos Específicos • Analisar os processos de compras, identificando gargalos e oportunidades de melhoria. • Reduzir o tempo de processamento dos pedidos, evitando atrasos na aquisição de insumos. • Padronizar fluxos de trabalho, garantindo previsibilidade e controle nas compras. • Implementar o 5S para melhorar a organização e gestão do setor. • Capacitar a equipe para otimizar o uso das metodologias e promover melhoria contínua. • Aprimorar a comunicação interna, facilitando o planejamento e execução das compras. • Monitorar os resultados por meio de indicadores, assegurando a eficácia das mudanças.

Metologia:

A otimização da estratégia de compras da Secretaria de Saúde Municipal de Americana foi conduzida com base nas metodologias Lean Six Sigma e 5S, visando eliminar desperdícios, reduzir variações e melhorar a eficiência dos processos. O trabalho iniciou-se em março de 2022, com a reestruturação da equipe e treinamentos para capacitação dos profissionais. Em seguida, foi realizada a eliminação de documentos e materiais desnecessários, organizando um ambiente adequado para cada item. Foram implementadas ações como: •Mapeamento e padronização dos processos para minimizar falhas e retrabalhos. •Identificação e eliminação de desperdícios, como excesso de burocracia e atrasos na aprovação de pedidos. •Melhoria na gestão de fornecedores, garantindo melhores prazos e qualidade dos produtos adquiridos. •Estabelecimento de fluxos padronizados para requisições e aprovações de compras. •Criação de uma cultura de melhoria contínua, incentivando o cumprimento dos padrões estabelecidos. A manutenção de um ambiente limpo e organizado facilita o acesso às informações, garantindo maior eficiência e transparência nos processos.

Resultados:

A implementação das metodologias Lean Six Sigma e 5S no setor de compras da Secretaria de Saúde Municipal resultou em melhorias expressivas na eficiência operacional. Uma das principais conquistas foi a redução de até 70% no tempo de processamento das compras, permitindo que medicamentos, insumos e equipamentos fossem adquiridos de forma mais ágil e dentro dos prazos necessários para o atendimento da população. Além disso, a diminuição de erros e retrabalho na documentação garantiu maior precisão e confiabilidade nos processos, reduzindo falhas que antes impactavam diretamente na aquisição dos materiais essenciais para a saúde pública. A satisfação dos servidores envolvidos no processo também apresentou melhora significativa, uma vez que a padronização e simplificação das tarefas tornaram o fluxo de trabalho mais organizado e eficiente, reduzindo sobrecarga e dificuldades operacionais. Outro ponto fundamental foi o avanço na transparência e rastreabilidade das aquisições, permitindo maior controle e visibilidade sobre cada etapa do processo, desde a solicitação até a entrega dos produtos. Esses resultados reforçam a importância da adoção de metodologias de gestão eficientes, garantindo um setor de compras mais ágil, preciso e alinhado às necessidades da Secretaria de Saúde e da população.

Conclusões:

A aplicação das metodologias Lean Six Sigma e 5S no setor de compras da Secretaria de Saúde de Americana demonstrou que a otimização de processos é essencial para uma gestão pública mais eficiente. A redução de desperdícios, a padronização de fluxos e a melhora na gestão de fornecedores resultaram em um sistema mais ágil e transparente, garantindo aquisições mais rápidas e precisas. Além dos benefícios operacionais, a iniciativa trouxe impactos positivos para os servidores, proporcionando um ambiente de trabalho mais organizado e reduzindo a sobrecarga gerada por retrabalho e burocracia excessiva. A melhora na rastreabilidade das compras reforça o compromisso com a transparência e a eficiência no uso dos recursos públicos. A continuidade e aprimoramento dessas práticas são fundamentais para consolidar uma cultura de melhoria contínua, garantindo que os avanços conquistados sejam mantidos e ampliados, resultando em um atendimento mais eficaz e de maior qualidade para a população.

Palavras-chave:

gestão, lean six sigma, 5S, compras, saúde

Autores

CARLOS ANDRÉ GOLLIN, ISABELLA RAMOS DA SILVA, URIEL PEDRINI, DANILO CARVALHO OLIVEIRA, FABIO CORREIA BARTOLOMEU JONER, JULIANA TOSO CHAGAS CANTELLI, LILIAN FRANCO DE GODOI DOS SANTOS