Apresentação/Introdução:

A Escola Municipal de Saúde de São Paulo (EMS-SP) coordena ações formativas e de apoio à gestão no âmbito da Secretaria Municipal de Saúde, articulando equipes e setores com diferentes escopos, prazos e demandas. A heterogeneidade dos processos e a necessidade de respostas ágeis às prioridades institucionais tornaram evidente a importância de um espaço regular de integração técnica e tomada de decisão informada. Com base em premissas de gestão participativa, transparência e foco em valor público, foi estruturado um ciclo de reuniões com pauta prévia, apresentação de projetos por setor e construção de um diagnóstico situacional em formato de portfólio. Para ampliar a escuta e a colaboração, incorporou-se uma dinâmica inspirada no método World Café, criando momentos informais para troca de percepções e ideias entre os participantes. Essa abordagem favorece a co-criação de soluções, reduz assimetrias de informação e fortalece vínculos. Justifica-se a iniciativa pela necessidade de melhorar o clima organizacional, ordenar demandas diárias, fortalecer a governança de projetos e ampliar a capacidade de aprendizado institucional. Até o momento, 12 reuniões produziram insumos para modelos de interação mais colaborativos, com canais de feedback e priorização explícita, sustentando a melhoria contínua e a prestação de contas.

Objetivos:

Descrever, com caráter técnico, o projeto de reuniões integradas da EMS-SP, detalhando sua lógica organizacional, arranjo de governança e instrumentos utilizados (pauta prévia, apresentação setorial, diagnóstico situacional em portfólio, espaço estruturado para sugestões e dinâmica tipo World Café). Especificamente, busca-se documentar como o processo favorece alinhamento intersetorial, ordena demandas e sustenta projetos de melhoria, produzindo evidências de aprendizado contínuo e de aperfeiçoamento do clima organizacional, incluindo diretrizes de monitoramento e avaliação.

Metologia:

Desenho da intervenção: ciclo de reuniões mensais com todos os funcionários e coordenações da EMS-SP. Estrutura: (1) pauta prévia elaborada com base em backlog e prioridades; (2) apresentação de projetos por setor com status, entregáveis, riscos e dependências; (3) diagnóstico situacional em portfólio, consolidando mapa de processos, indicadores e capacidade instalada; (4) espaço para sugestões, registrado e categorizado; (5) dinâmica tipo World Café, com rodadas curtas de conversas informais para troca de percepções e idéias; (6) definição de encaminhamentos, responsáveis e prazos. Instrumentos: atas eletrônicas, matriz RACI, quadro Kanban, registro de lições aprendidas e trilha de decisões. Abordagens: PDCA para melhoria contínua, PES para priorização, design thinking para ideação e teste rápido de soluções. Governança: facilitação neutra, regras de participação, tempo de fala e transparência de critérios. Dados: consolidação descritiva das 12 reuniões, análise temática das contribuições e síntese de riscos/benefícios esperados. Ética: participação informada e resguardo de dados sensíveis. Limitações: ausência de métricas quantitativas consolidadas na fase inicial.

Resultados:

A sistematização dos 12 encontros integrados na EMS-SP permitiu a consolidação de avanços estruturantes na dinâmica de trabalho e na governança institucional, destacados a seguir: Sistematização da Governança de Projetos: A adoção do diagnóstico situacional em formato de portfólio conferiu visibilidade técnica aos projetos de cada setor. O uso da matriz RACI e do quadro Kanban resultou em uma definição clara de papéis e responsabilidades, reduzindo a sobreposição de tarefas e aumentando a previsibilidade das entregas. Melhoria do Fluxo Comunicacional e Intersetorial: Observou-se um alinhamento estratégico mais robusto, onde setores distintos passaram a identificar dependências comuns e oportunidades de colaboração mútua, otimizando o fluxo de demandas diárias. Fortalecimento da Cultura Participativa (World Café): A dinâmica inspirada no método World Café foi eficaz na quebra de barreiras hierárquicas e formais. Esse espaço propiciou a co-criação de soluções e a emersão de lições aprendidas, permitindo que sugestões informais fossem capturadas e categorizadas como insumos para a melhoria contínua dos processos. Identificação de Gargalos Estratégicos: O diagnóstico revelou a necessidade crítica de padronização de informações e de canais de feedback mais estruturados. A análise temática das contribuições apontou que, embora haja alta capacidade técnica instalada, o alinhamento intersetorial ainda é o principal desafio para a escalabilidade dos projetos.

Conclusões:

A experiência demonstra a viabilidade e utilidade de um mecanismo simples e robusto de integração, capaz de articular setores, reduzir assimetrias de informação e acelerar decisões. O portfólio situacional, aliado à pauta prévia, ao espaço estruturado de sugestões e à dinâmica tipo World Café, elevou a clareza sobre prioridades, riscos e capacidades, favorecendo alinhamento e responsabilização. Os primeiros efeitos observados incluem melhora na coordenação intersetorial, maior previsibilidade de entregas e canais de feedback mais efetivos. Recomenda-se consolidar um painel mínimo de indicadores (fluxo de demandas, prazos, satisfação interna e maturidade de processos), instituir rotinas de revisão trimestral do portfólio e formalizar práticas de lições aprendidas. A continuidade do ciclo e a disciplina de registro sustentarão ganhos de clima organizacional, governança e eficiência, com potencial de escalabilidade para outras unidades.

Palavras-chave:

Co criação, gestão participativa, governança

Autores

GLORIA HELENO OPLUSTIL, JOSIANE MOTTA E MOTTA, VIVIANE CRISTINA RIBEIRO MOREIRA, KARIN MITIE NAKAJIMA, MARIA JULIA DOS SANTOS RAMOS, ADRIELLY RODRIGUES DO AMARAL