Apresentação/Introdução:

O Departamento Escola da Saúde (DES) da Secretaria Municipal de Saúde de Barueri é responsável pela gestão dos estágios obrigatórios. Esses estágios são fundamentais para a formação de estudantes dos cursos da área e ocorrem em instituições de saúde no município. Até 2022, a formalização desses estágios exigia a entrega física do termo de compromisso à SMS, composto por 12 páginas. Esse processo demandava grande esforço logístico, com entrega e retirada semanal dos documentos, resultando em um elevado consumo de papel e recursos, além de gerar custos com transporte e tempo de processamento. Com a modernização administrativa e o programa Barueri Sem Papel, promovido pelo CIT, a Prefeitura iniciou um processo de tramitação de documentos, com foco na eliminação do uso excessivo de papel e na melhoria da eficiência nos trâmites burocráticos. O objetivo principal era reduzir custos operacionais e otimizar o atendimento ao público. Em 2023, com a criação do DES, iniciou-se a digitalização dos processos relacionados aos estágios. O termo de estágio passou a ser enviado e recebido de forma totalmente digital, com o uso de sistemas online. Essa mudança não só simplificou a gestão do processo, mas também contribuiu para a sustentabilidade, reduzindo o impacto ambiental do uso de papel. O novo sistema de digitalização trouxe agilidade, melhor controle e mais transparência no processo de formalização dos estágios, beneficiando a SMS, as instituições de ensino e os estudantes envolvidos

Objetivos:

O gerenciamento dos estágios obrigatórios nas unidades da rede pública de saúde de Barueri é realizado por meio do termo de compromisso no SOLAR, específico para estágios em saúde. A metodologia visa aprimorar o atendimento aos acadêmicos e instituições de ensino, além de otimizar a tramitação de documentos. A digitalização do processo reduz tráfego físico de papéis, minimizando riscos relacionados ao manuseio de informações sensíveis. Além disso, a iniciativa contribui para a sustentabilidade ao reduzir o consumo de papel e insumos, promovendo um ambiente mais ecológico e eficiente. A implementação desse sistema buscou facilitar a gestão, melhorar a comunicação entre estudantes, unidades de saúde e instituições ensino, e promover práticas administrativas mais ágeis e responsáveis, alinhadas com a preservação ambiental e a modernização dos processos.

Metologia:

A implantação do processo de Termo de Compromisso de Estágio (TCE) no sistema Solar foi realizada de forma estruturada. Inicialmente, foi proposto ao Centro de Inovação Tecnológica (CIT) o desenvolvimento de um fluxo específico para o cadastro dos termos, necessário para a validação dos estágios, conforme a Lei de Estágio. Após a proposta, o fluxo foi validado pela Comissão Acompanhamento de Estágio e pela Prefeitura Municipal de Barueri. Com isso, foi possível dar continuidade à etapa de capacitação, que incluiu treinamentos para todos os envolvidos no processo: responsáveis pelos estágios dos alunos das Instituições de Ensino, profissionais da rede (preceptores) que acompanharão os alunos nas Unidades de Saúde e os próprios alunos. Durante os treinamentos, os participantes foram orientados sobre como acessar o sistema, encaminhar seus documentos através de fotos e realizar a assinatura digital de qualquer lugar, seja por computador, tablet ou celular. O objetivo da digitalização foi otimizar e agilizar o processo de cadastro e validação dos estágios, tornando-o mais eficiente e acessível. A medida também visa garantir maior segurança e reduzir o uso de papel, contribuindo para a sustentabilidade. O novo fluxo permite que as partes envolvidas tenham acesso remoto ao processo, facilitando a tramitação de documentos e o cumprimento das etapas necessárias para o estágio, sem depender de deslocamentos físicos ou processos manuais, refletindo um modelo mais moderno e eficiente.

Resultados:

Com o Programa “Barueri sem Papel” (Solar), o Departamento da Escola da Saúde (DES) juntamente com o CIT, trouxeram melhorias no processo de trabalho e segurança documental. Antes do cadastro do termo de compromisso de estágio, as Instituições de Ensino (IE´s) enviavam, duas vezes por semana, os termos em triplicata por malote para análise e as devidas assinaturas, juntamente com cópia dos documentos dos alunos (Identidade, Carteira de Vacinação e Carteira de COVID). Uma cópia era arquivada no DES, uma enviada para Secretaria de Administração da Prefeitura Municipal de Barueri e a outra cópia para a Instituição de Ensino. Com a digitalização, todos os envolvidos têm acesso em tempo real aos documentos e podendo assinar o termo em qualquer dispositivo eletrônico (celular, computador, tablet), tornando a gestão mais eficiente. O manuseio físico dos documentos ao longo do tempo poderia danificá-los e resultar em perda de informações. A informatização preserva a memória do departamento e da instituição. Entre 2023 e 2024, aproximadamente 1.700 alunos realizaram estágios na rede pública de saúde de Barueri, com 7.078 termos de compromisso cadastrados no Solar, economizando 99.092 folhas de papel. Além disso, 160 viagens de carro foram evitadas entre Instituição de Saúde (IS) e o município de Barueri, resultando na redução de 3,27 tCO2 de emissões para o meio ambiente. O processo segue as Boas Práticas de Proteção de Dados, garantindo segurança e a conformidade com a legislação.

Conclusões:

A digitalização da gestão dos estágios obrigatórios na rede pública saúde de Barueri, implementada pelo Departamento da Escola da Saúde (DES) e pelo departamento Centro de Inovação Tecnológica(CIT) da Prefeitura Municipal de Barueri, representou um marco na modernização da administração pública do município de Barueri. A transição do processo físico para o digital trouxe melhorias significativas em eficiência, segurança e sustentabilidade. A informatização reduziu drasticamente o uso de papel e evitou a emissão de CO2, contribuindo para a preservação do meio ambiente. Além disso, a digitalização otimizou a tramitação de documentos, permitindo que estudantes, responsáveis envolvidos pelos estágios nas instituições de ensino e diretor da (IE)/Secretário de Saúde acessassem e assinassem os termos de compromisso de estágio de forma ágil e segura, por meio de dispositivos móveis. O novo sistema garantiu maior transparência, controle e segurança dos dados, promovendo uma gestão mais eficiente e ágil. Esse processo reflete o compromisso da Prefeitura Municipal de Barueri com a modernização dos serviços públicos, a sustentabilidade e a melhoria da qualidade do atendimento à população.

Palavras-chave:

educação, desenvolvimento sustentável, estágio

Autores

TELMA BIASOLI DE SOUZA, LEYDISLAINE LUZ GIMENES, GISELLE RODRIGUES SANT'ANNA NEVES, ÍRIS FERNANDA FLORÊNCIO MOREIRA, SANDRA LISBOA DA SILVA MARQUES COSTA