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O COSEMS/SP publicou Termo de Referência para empresas interessadas na Organização do 35º, 36º e 37º Congresso de Secretários Municipais de Saúde do Estado de São Paulo.
Acesse ao lado TR, ou confira abaixo as especificações do evento – TR Realização dos 35º 36º e 37º Congressos COSEMS.SP
Realização dos 35º, 36º e 37º Congressos de Secretários Municipais de Saúde do Estado de São Paulo, respectivamente, nos anos 2022, 2023 e 2024.
O Conselho de Secretários Municipais de Saúde do Estado de São Paulo “Dr. Sebastião de Moraes” – COSEMS/SP realiza, anualmente, um Congresso que reúne Secretários Municipais de Saúde e técnicos das Secretarias Municipais de Saúde do Estado de São Paulo.
Este Congresso tem a função de congregar os gestores e técnicos, discutir as atuais políticas de saúde adotadas pelas esferas federal, estadual e municipais e o respectivo impacto nos municípios, além de troca de experiências para a melhoria e fortalecimento da gestão.
A sua realização é usualmente no mês de março de cada ano, e tem contado com a presença de cerca de 2.000 participantes, entre palestrantes e congressistas.
Em 2019, o 33º Congresso foi realizado em Águas de Lindóia e o 34º Congresso, em 2021, foi totalmente on-line.
Os Congressos dos próximos anos, a depender da situação epidemiológica da Covid-19, poderão ser presencial, virtual ou até mesmo híbrido.
O Congresso é realizado em 3 dias, com 2 Grandes Mesas, 10 a 15 Cursos e 10 a 15 atividades simultâneas.
Acontece, também, a Mostra de Experiências Municipais, com apresentação, em poster, de em torno de 1.000 trabalhos.
Durante o Congresso, ocorre a Assembleia Geral, quando são deliberados os principais encaminhamentos da associação.
Durante as atividades são oferecidos 2 a 3 coffee breaks, em dia e horários a serem definidos pela Comissão Organizadora do evento.
Espaços dotados de infraestrutura necessária para a realização de:
– Lançamento do Congresso: 1 auditório com capacidade para 50 pessoas, em São Paulo;
– Abertura do Congresso, das Grandes Mesas e da Assembléia Geral: 1 auditório com capacidade para aproximadamente 1000 pessoas, equipado com computador, projetor e som;
– Cursos de 8:00 horas: 10 a 15 salas, com capacidade entre 70 e 150 lugares, contendo mesa e cadeiras, em formato de auditório, equipadas com computador, projetor e som. Os computadores deverão possibilitar a gravação das exposições dos palestrantes. As mesmas salas serão utilizadas para outras atividades programadas;
– Mostra de Trabalhos: espaço que possibilite a exposição dos trabalhos;
– Espaço Gilson Carvalho: espaço que possibilite a realização de atividades para troca de experiências entre os participantes e/ou atividades de educação popular;
– Patrocinadores: espaço para montagem de aproximadamente 35 estandes;
– Sala VIP: espaço para recepção dos palestrantes e convidados;
– Guarda volume: espaço para guarda de objetos pessoais dos participantes;
– Sala para imprensa: espaço destinado à imprensa;
– Sala para Comissão de Avaliação da Mostra: espaço destinado aos membros da Comissão, em torno de 10 pessoas.
A estrutura deverá ainda possibilitar:
– a participação remota de convidados, em todas as atividades do Congresso, mesmo o evento sendo presencial.
– a utilização de protocolos para Covid-19 em todos ambientes e mídias do Congresso alinhados com a situação epidemiológica, na data da realização do mesmo.
5.1- O Congresso contará com um site específico, que deverá estar no ar no dia 01 de novembro do ano que antecede ao ano da realização do Congresso.
5.2- As inscrições para o Congresso e os Cursos serão efetuadas através deste site, devendo o sistema estar disponível a partir do dia 1 de dezembro.
5.3- Os trabalhos das Mostras deverão ser inscritos também pelo site, devendo o sistema estar disponível a partir do dia 1 dezembro.
5.4- O conteúdo das exposições dos palestrantes será gravado e os arquivos disponibilizados no site do evento.
5.5- A Mostra de Experiência deverá contar aproximadamente 1.000 trabalhos expostos, sendo 10 contemplados com o prêmio David Capistrano e 10 com menção honrosa.
5.6- Secretaria do evento deverá iniciar o atendimento no período da tarde do dia que antecede ao início do evento.
5.7- Montagem e Desmontagem do Congresso:
– Montagem: o local do evento deverá estar pronto até às 12:00 horas do dia anterior ao início do evento;
– Desmontagem: dia seguinte ao final do evento.
5.8- Deverá ser garantido o serviço de limpeza e segurança diárias de todas as áreas do centro de convenções para o bom andamento das atividades do evento:
– O Serviço de Segurança deverá ser em período integral em todas as áreas do centro de convenções, em especial na área de feiras no período noturno;
– O Serviço de limpeza deverá ser realizado diariamente priorizando as áreas de maior movimentação dos congressistas, além da área de exposição.
5.9- Fornecimento de água constante para todos os participantes do Congresso
– O fornecimento de água deverá ser disponibilizado em áreas de fácil acesso pelos congressistas, em especial, próximo das salas dos Cursos e do auditório.
6.01- Captação de patrocínio e acompanhamento desde a assinatura de contrato até a realização do Congresso e respectivo pagamento, alinhando a marca COSEMS/SP com produtos e marcas do mercado da Saúde, com estratégias de marketing e vendas para reposicionamento da Feira de Negócios vinculada ao Congresso;
6.02- Organização do lançamento do Congresso.
6.03- Disponibilização de sistema para realização de inscrições:
– dos congressistas e dos participantes dos Cursos, com controle on line e resposta;
– dos trabalhos, com controle on line e resposta.
6.04- Realização de controle de pagamento com geração de boleto bancário.
6.05- Disponibilização de sistema para avaliação dos trabalhos.
6.06- Utilização de dispositivo que possibilite a emissão de relatórios on line dos inscritos por atividade, bem como dos.trabalhos inscritos.
6.07- Pesquisa, cotação, coordenação e supervisão dos seguintes serviços, se necessário:
a) logomarca para o Congresso, compatível com o reposicionamento da marca COSEMS/SP e respeitando a identidade visual que o Conselho apresentará;
b) aplicativo do Congresso que contenha programação e permita que o congressista interaja com as atividades preferenciais;
c) equipamentos para os Auditórios da Abertura e das Grandes Mesas, para as salas VIP, da imprensa e dos Cursos, Espaço Gilson Carvalho e Secretaria do evento: projetor, computador e som;
d) recursos humanos: recepcionistas, apoio de salas, controle de acesso e de secretaria;
e) coffee break para os intervalos das atividades, conforme definidos pela Comissão Organizadora;
f) montagem de estandes, da Mostra e da secretaria do evento;
g) confecção de pastas para os congressistas, certificados, crachás, folder, cartaz, Programa Oficial e ficha de avaliação;
h) confecção de sinalização e demarcadores;
i) transporte para palestrantes e participantes.
6.08- Dimensionamento da rede hoteleira e restaurantes para alimentação dos congressistas.
6.09- Montagem das pastas a serem distribuídas aos participantes.
6.10- Controle de acesso dos participantes.
6.11- Assessoria ao palestrante, como translado e reserva de passagem e hotel, se for o caso.
6.12- Orientação aos participantes quanto à hospedagem e alimentação.
6.13- Suporte à logística de transporte dos participantes no trajeto dos hotéis para o local do evento e retorno, se for o caso.
6.14- Suporte para elaboração de programação para acompanhante dos congressistas.
6.15- Logística de apoio para montagem da Mostra.
6.16- Apoio à organização das atividades culturais e sociais do evento.
6.17- Emissão de certificados para todos os participantes, palestrantes, Comissão Organizadora e patrocinadores.
6.18- Realização de avaliação das atividades do Congresso pelos participantes.
6.19- Participação nas reuniões da Comissão Organizadora, realizada mensalmente, na sede do COSEMS/SP.
6.20- Após o evento, apresentar:
a) relatório de participantes em suas diversas categorias;
b) tabulação de ficha de avaliação;
c) relatório de custos do evento.
Na impossibilidade dos Congressos serem realizados presencialmente, devido a condições sanitárias relacionadas à pandemia da Covid-19, a sua programação deverá ser adaptada para evento virtual ou híbrido, devendo a empresa, nesse caso, considerar os itens abaixo, entre outros:
– plataforma para Feira de Negócios e estratégias de marketing digital para captação de
patrocínios
– plataforma interativa para realização de Cursos e atividades
– capacidade de integração de mídias digitais
– plataforma para realização de Assembléia Geral
– suporte 24×7 para conectividade (link dedicado) e segurança da informação (interoperabilidade
de dados sensíveis compatível com a Lei Geral de Proteção de Dados – LGPD)
– videoprodução para transmissão de atividades do Congresso
– entretenimentos digitais que possam ser oferecidos aos patrocinadores e aos congressistas.
7.1- A empresa interessada em oferecer os serviços constantes deste Termo deverá enviar proposta endereçada ao Conselho de Secretários Municipais de Saúde do Estado de São Paulo “Dr. Sebastião de Moraes” – COSEMS/SP, preenchida em papel timbrado, datada, carimbada, com prazo de validade, nome e assinatura do responsável.
7.2- A proposta deverá ser encaminhada, até o dia 09/08/2021, para o e-mail apoiocongresso@cosemssp.org.br
7.3- Juntamente com a proposta, a empresa deverá apresentar Atestado de Capacidade Técnica.
7.4- Maiores informações poderão ser obtidas através do fone (11) 3083-7225 ou e-mail: apoiocongresso@cosemssp.org.br
Comissão Organizadora do Congresso